Onder een andere organisatie wordt ook verstaan een afdeling of een medewerker van de gemeente Veere die niet verantwoordelijk is voor de betreffende verwerking van persoonsgegevens waaruit gegevens gedeeld worden.
Andere organisaties kunnen voor de uitvoering van hun taken incidenteel persoonsgegevens nodig hebben die door de gemeente worden verwerkt. Op basis van de AVG is deze gegevensdeling mogelijk. De algemene uitgangspunten zoals beschreven in paragraaf 4.12 zijn van toepassing.
Als dergelijke incidentele gegevensdelingen regelmatig terugkeren, dan kan overwogen worden om met deze organisatie afspraken te maken over actieve gegevensdeling. De gegevensdeling met deze organisatie wordt dan opgenomen in de betreffende verwerking in het verwerkingenregister.
Voorbeeld
De Stichting Welzijn Veere vraagt om de NAW-gegevens van de inwoners van 60 jaar en ouder om hen te attenderen op de diverse welzijnsactiviteiten voor ouderen.
Deze gegevensdeling is toegestaan omdat de gegevens uit de BRP o.a. zijn bedoeld voor de uitvoering van publieke taken van de gemeente.
De gemeente Veere heeft de taken op het gebied van jeugdwelzijnswerk en ouderenzorg uitbesteed aan de Stichting Welzijn Veere. SWV ontvangt hiervoor een subsidie van de gemeente. Voor het uitvoeren van de activiteiten zijn de NAW-gegevens nodig.
Als de gegevensdeling een ander doel heeft dan het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld dan moet bij de afweging om de persoonsgegevens te delen, naast de algemene uitgangspunten zoals beschreven in paragraaf 4.2, met het volgende rekening worden gehouden:
het verband tussen het doel waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld en het doel van de gegevensdeling;
de verhouding tussen de gemeente en de betrokkene;
de aard van de persoonsgegevens, is er sprake van bijzondere persoonsgegevens;
de mogelijke gevolgen van de gegevensdeling voor de betrokkene en
zijn er passende waarborgen mogelijk, zoals versleuteling en pseudonimisering.
Voorbeeld
De samenwerking Belastingen verstrekt op verzoek van de afdeling Openbare Ruimte de NAW-gegevens van de eigenaren van recreatiewoningen in een recreatiepark. De persoonsgegevens worden gebruikt om de eigenaren te informeren over geplande werkzaamheden in de straat.
Deze gegevensdeling is toegestaan omdat zowel de samenwerking Belastingen als de afdeling Openbare Ruimte de gegevens gebruiken om de eigenaren aan te schrijven voor een gemeentelijke aangelegenheid. De betrokkene verwacht dat de gemeente de betreffende gegevens kent en gebruikt. Er is geen sprake van bijzondere persoonsgegevens. De gegevensverstrekking heeft geen (nadelige) gevolgen voor de betrokkene.
Sociaal Domein
Gegevensdeling in het Sociaal Domein heeft steeds de aandacht. Er zijn vaak veel organisaties betrokken bij de uitvoering van de taken op dit terrein. Omdat er bijzondere persoonsgegevens en gevoelige (persoons)gegevens worden verwerkt, zijn de organisaties terecht voorzichtig met het delen van deze gegevens. Om duidelijkheid te geven over wat wel en niet mag t.a.v. gegevensdeling in het Sociaal Domein hebben de rijksoverheid en de VNG een aantal handreikingen en informatiedocumenten opgesteld. Op dit moment verdienen de volgende handreikingen aanbeveling:
- Gegevensuitwisseling bij samenwerking rond casuïstiek in het zorg- en veiligheidsdomein Vindplaats: https://www.zorgenveiligheidshuizen.nl/doc/Handvat-Gegevensuitwisseling-ZVH-versie-2-3.pdf
- Handelingsprotocol Veilig Thuis 2019
Vindplaats: https://vng.nl/publicaties/handelingsprotocol-veilig-thuis-2019
- https://kiezen-en-delen.nl/
Door praktijkervaring en gewijzigde regelgeving wijzigt de inhoud of het bestaan van deze documenten. De privacy officer adviseert over de actuele vindplaatsen van de juiste informatie.
Hoofdstuk 4.
Artikel 4.12.2
DELEN VAN PERSOONSGEGEVENS OP VERZOEK VAN EEN ANDERE ORGANISATIE
Onderdeel van Privacybeleid gemeente Veere