In deze situatie moet de betrokkene op het moment van verzamelen geïnformeerd worden. Deze informatie moet het volgende inhouden:
informatie over de verwerkingsverantwoordelijke, het college of de burgemeester
contactgegevens van de FG
het doel en de rechtsgrond voor de verwerking
als de rechtsgrond een gerechtvaardigd belang is, het betreffende belang
indien van toepassing, de categorieën ontvangers van de persoonsgegevens
indien van toepassing, de doorgifte van de persoonsgegevens naar niet-EU landen, met daarbij de geboden waarborgen
de bewaartermijn van de persoonsgegevens
de rechten van de betrokkene (inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar, profilering)
het recht om een verleende toestemming in te trekken
de mogelijkheid om een klacht in te dienen
indien van toepassing, dat er sprake is van automatische besluitvorming op basis van profilering (zonder menselijke tussenkomst).
of de betrokkene een wettelijke of contractuele verplichting heeft om de gegevens te verstrekken, en wat de mogelijke gevolgen zijn als hij de gegevens niet verstrekt
De betrokkene wordt op één van de volgende manieren geïnformeerd:
Als de persoonsgegevens worden verkregen via een gemeentelijk aanvraagformulier, dan wordt op het aanvraagformulier in beknopte woorden vermeld dat de persoonsgegevens worden verwerkt en dat de gegevens overeenkomstig de AVG worden verwerkt. Daarbij wordt verwezen naar de privacyverklaring en het privacybeleid op de website van de gemeente Veere.
Als de persoonsgegevens worden verkregen via een brief, e-mail of ander (digitaal) geschrift, dan wordt in de ontvangstbevestiging in beknopte woorden vermeld dat de persoonsgegevens worden verwerkt en dat de gegevens overeenkomstig de AVG worden verwerkt. Daarbij wordt verwezen naar het privacyverklaring en het privacybeleid op de website van de gemeente Veere.
Als de persoonsgegevens telefonisch worden verkregen dan wordt na afloop van het telefoongesprek een (ontvangst) bevestiging gestuurd met daarin in beknopte woorden vermeld dat de persoonsgegevens worden verwerkt en dat de gegevens overeenkomstig de AVG worden verwerkt. Daarbij wordt verwezen naar het privacyverklaring en het privacybeleid op de website van de gemeente Veere.
Als de persoonsgegevens telefonisch worden verkregen en er wordt na afloop van het telefoongesprek geen (ontvangst) bevestiging gestuurd, dan wordt in het telefoongesprek in beknopte woorden aangegeven dat de persoonsgegevens worden verwerkt met een verwijzing naar de gemeentelijke website voor het privacyverklaring en het privacybeleid. Deze boodschap kan ook voor of na het telefoongesprek op automatische wijze worden gegeven.
In bijlage 4 zijn een aantal voorbeelden opgenomen van de beknopte teksten die gebruikt kunnen worden voor het informeren van de betrokkenen.
In het verwerkingenregister is opgenomen op welke manier de betrokkene wordt geïnformeerd.
Hoofdstuk 4.
Artikel 4.7.1.1
DE PERSOONSGEGEVENS WORDEN BIJ DE BETROKKENE ZELF VERZAMELD.
Onderdeel van Privacybeleid gemeente Veere