De noodzaak tot het indienen van een vergunningaanvraag en het doorlopen van het beoordelingsproces, die al dan niet leidt tot afgifte van de vergunning is een gegeven. Daar ontkomen we niet aan. Wel heeft de evaluatie en ook de politieke ‘opdracht’ voor het schrijven van nieuw evenementenbeleid de sterke wens opgeleverd het aanvraagproces zo eenvoudig mogelijk te laten verlopen. Dat is ook een element dat uit de startnotitie en de evaluatienota stakeholders naar voren is gekomen. Tegelijkertijd moet het bewustzijn blijven bestaan dat de vergunningssystematiek niet voor niets in het leven geroepen is. Verantwoordelijkheid en veiligheid moeten hand in hand gaan.
Duidelijk moet zijn wat een aanvrager moet doen, wanneer hij wat moet doen en wanneer hij de mogelijke vergunning ongeveer kan ontvangen.
Het daaraan verbonden proces ziet er als volgt uit:
De intake/aanvraag
Op het moment dat een aanvrager de aanvraag compleet denkt te hebben wordt gestart met een intakegesprek. De aanvraag wordt voor een globale toets een week daarvoor ingediend. Het intakegesprek vervalt op het moment dat de aanvraag compleet is én de aanvrager en de casemanager geen noodzaak zien van een intakegesprek. Van gemeentezijde faciliteert de casemanager de aanvrager zo breed mogelijk. Het kan daarbij bijvoorbeeld gaan om digitale plattegronden maar ook om voorbeelden van veiligheidsplannen.
Na het intakegesprek moet voor de aanvrager duidelijk zijn wat hij van de casemanager/gemeente kan verwachten en waarvoor hij of zij zelf verantwoordelijk is. Tijdens de behandeling wordt de aanvraag integraal getoetst.
Digitalisering van het aanvraagproces
En nadrukkelijke wens die vanuit de stakeholders is geuit is het vergemakkelijken van het aanvraag-proces. Eén van de opties daarvoor is digitalisering.
Op dit moment vindt een verkenning plaats naar de mogelijkheden daarvoor die ook passen bij de gemeentelijke informatiearchitectuur. Voorkomen moet worden dat een keus wordt gemaakt die het interne proces voor gemeente of adviseurs vergemakkelijkt maar die geen efficiencyvoordelen biedt aan de aanvrager. Recent is een demo van LiveEvents getoond wat al op veel plaatsen in deze en andere regio’s wordt toegepast. Ook een aantal gemeenten in onze Veiligheidsregio gebruiken dit systeem. Op dit moment voorziet dat programma echter niet in de mogelijkheden de aanvrager extra te faciliteren, een ‘must’ die naar ons idee in deze fase moet worden ingevuld. Op dit moment vindt nog onderzoek plaats. Stakeholders zullen in de gelegenheid worden gesteld de demo van aan te schaffen aanvraagprogramma’s bij te wonen en hun voorkeur kenbaar te maken.
Voorafgaand, tijdens en na het evenement
Bij het gebruik van gemeenteterreinen vindt, indien dit door de gemeente wenselijk wordt geacht, voorafgaand aan het evenement samen met een vertegenwoordiger van de gemeente een voorschouw plaats. Het doel van deze schouw is het vastleggen van de actuele situatie voorafgaand aan het in gebruik nemen van het terrein door de vergunninghouder. Het initiatief voor deze schouw ligt bij de gemeente/casemanager. Ook na het evenement vindt een schouw plaats door de casemanager met de organisator. De uitkomsten worden ter plaatse in beeld gebracht. Bij afwijkingen wordt de organisator in de gelegenheid gesteld de situatie te herstellen, waarna een nieuwe naschouw plaatsvindt. Voldoet de situatie dan nog niet dan vindt herstel plaats door de gemeente op kosten van de organisator.
De evaluatie
Organisator en gemeente hebben een gemeenschappelijk doel bij een evenement: een veilig en succesvol verloop. Het is daarom niet alleen van belang om voorafgaand aan het evenement samen op te trekken, maar ook tijdens en na het evenement. Dat geldt met name bij grote risicodragende evenementen. De evenementenorganisator en de casemanager maken, zo nodig aangevuld met anderen, een afspraak (op initiatief van de casemanager) om binnen 14 dagen gezamenlijk te evalueren. Bij die evaluatie komt, indien aanwezig, onder andere het verslag van de boa-controle aan de orde. Op deze manier worden de aandachtspunten ten behoeve van het vergunning traject helder en wordt ook duidelijk op welke punten het evenement het volgende jaar nog beter kan worden of het verloop tot nadere eisen of voorschriften leidt.
Hoofdstuk 5.
Artikel 5.3.
Duidelijk en eenvoudig proces.
Onderdeel van Evenementenbeleid 2022 gemeente Nunspeet