Voor elke vergadering van het college wordt door de secretaris in overleg met de voorzitter een agenda gemaakt op basis van ingekomen collegevoorstellen, ingekomen stukken en door collegeleden ingebrachte onderwerpen. De agenda wordt onderverdeeld in een algemeen gedeelte, een besluitvormend gedeelte en een afstemmend gedeelte (rondvraag).
Voor elke vergadering wordt in de regel vrijdag voorafgaand aan de vergadering, door de secretaris aan de leden van het college een agenda met stukken digitaal toegezonden.
Het algemeen gedeelte bestaat in ieder geval uit de lijst van uitnodigingen, het vaststellen van de agenda en mededelingen.
De secretaris beziet alle collegevoorstellen met onderliggende stukken en andere ingebrachte stukken, alvorens deze ter agendering worden opgevoerd, op zaken als volledigheid, politieke gevoeligheid, besluitwaardigheid en representativiteit.
De secretaris maakt bij het opstellen van de agenda een onderscheid tussen openbare, niet-openbare en geheime stukken.
De collegeleden geven uiterlijk maandag 12.00 uur voorafgaand aan de collegevergadering aan welke agendastukken zij willen bespreken en welke agendastukken kunnen worden afgedaan als hamerstuk. Indien een der collegeleden een agendapunt wil bespreken, wordt het agendapunt op de agenda geplaatst bij de bespreekstukken. Hamerstukken worden zonder nadere bespreking besloten conform advies. Indien een van de portefeuillehouders het agendapunt bij nader inzien willen bespreken, wordt dit kenbaar gemaakt bij het vaststellen van de agenda.
Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) en urgentie uiterlijk een dag voor de vergadering, dat wil zeggen 17.00 uur, worden aangemeld bij de secretaris.
Uitnodigingen voor openingen, bijeenkomsten en andere officiële handelingen worden ter besluitvorming opgenomen als vast onderdeel van de agenda van de collegevergadering.
Relevante documenten, als bedoeld in lid 3 en 4 van dit artikel, worden voorbereid en geagendeerd door bureau gemeentesecretaris c.q. bestuurssecretariaat.
Artikel 5
Agenda
Onderdeel van Reglement van orde van het college van B&W van de gemeente Kaag en Braassem, 2022