De gemeente Soest kent op hoofdlijnen vier verschillende ruimtelijke initiatieven die in meer of mindere mate invloed hebben op de openbare ruimte.
Ruimtelijke ontwikkelingen
Het gaat hier om ruimtelijke ontwikkelingen die een stevige ruimtelijke impact
hebben op en in de openbare ruimte. Deze ruimtelijke ontwikkelingen zijn onder te
verdelen in:
Gemeentelijke ruimtelijke ontwikkelingen;
Externe (private) ruimtelijke ontwikkelingen.
Openbare ruimte
Hierbij gaat het om de gemeentelijke initiatieven in de openbare ruimte. Deze zijn onder te verdelen in:
Functionele aanpassingen;
Denk hierbij aan een herinrichting van een straat of een gebied waarbij sprake is van het wijzigen van een functie. Of waarbij aanpassingen in de openbare ruimte effect hebben op bepaalde functies in het gebied.
Beheer en onderhoud;
Dit betreft de opgave die de gemeente heeft in het beheer en onderhoud van haar eigen ‘bestaande’ gebied. Een gebied is versleten en moet worden opgeknapt. Deze initiatieven komen samen in de integrale meerjjarenplanning.
Projectfases
Om een ontwikkeling in goede banen te leiden, hanteren wij een projectfasering en heldere procedures. Per fase wordt de samenhang met de openbare ruimte inzichtelijk gemaakt.
Daarbij worden verbindingen gelegd tussen inrichting, ontwerp en beheer met als doel om ‘tot een leefbare openbare ruimte in Soest te komen’.
Voordelen van een projectfasering zijn:
Duidelijke beslismomenten aan het einde van elke fase (‘go - no go’);
Goed zicht op de voortgang;
Tussentijds toetsen en bijsturen;
Overzicht behouden van het project;
Afronding fases geeft voldoening en nieuw energie;
Projectonderdelen zijn overdraagbaar en uitwisselbaar
Hierna volgt een korte beschrijving van de 6 fases van een project. Vervolgens wordt in hoofdstuk 3 per ruimtelijk initiatief de te volgen procedure per fase helder beschreven.
1. Initiatief fase (waarom)
De initiatief fase is het begin van het project. In deze fase wordt een idee voor een project nader onderzocht en uitgewerkt tot een projectopdracht / startnotitie. Doel van deze fase is te onderzoeken of het project wel haalbaar is. Ook wordt in de initiatief fase het project resultaat gedefinieerd (outcome). De initiatief fase wordt afgesloten met een goedkeuring
2. Definitie fase (wat)
In de definitie fase worden de eisen en wensen die aan een projectresultaat gesteld worden zo goed en compleet mogelijk bepaald. Het gaat erom de resultaatverwachtingen (output / deelresultaten) van betrokken partijen boven water te krijgen. Er vindt een beleidsmatige / strategische toetsing plaats door de betrokkenen van de afdelingen Ruimte en Realisattie. In deze fase is een veldverkenning waardevol. Verder vinden deze fase diverse onderzoeken plaats, waaruit randvoorwaarden en eisen voortvloeien.
Dit alles resulteert in programma van eisen met:
Randvoorwaarden;
Functionele eisen;
Operationele eisen;
Ontwerpbeperkingen;
Financieel kader.
Aan het einde van deze fase wordt - indien van toepassing - ook nagedacht over de wijze van aanbesteding (bv. openbaar, design & construct).
De definitie fase wordt afgesloten met een projectplan. Dit kan bijvoorbeeld een stedenbouwkundigplan, een bestemmingsplan, een plan van aanpak of een globaal inrichtingsplan zijn.
3.Ontwerpfase (hoe)
Met het programma van eisen uit de definitie fase kunnen ontwerpkeuzes worden gemaakt. In de ontwerpfase wordt er een voorlopig ontwerp(en) gemaakt waarmee het projectresultaat bereikt kan worden.
Uit de gemaakte ontwerpen wordt een keuze gemaakt voor het definitief tte realiseren ontwerp (definitief ontwerp). Bij een definitief ontwerp worden uitgangspunten concreter. Hierbij is toetsing op beheerbaarheid belangrijk.
Zowel het voorlopig- als het definitief ontwerp worden getoetst aan de gemaakte afspraken, eisen, randvoorwaarden en criteria. In deze fase wordt een overdrachtsdossier opgemaakt.
Inrichtingsprofielen, zoals opgenomen in deel 3 “Inrichting en materialisattie” van deze Leidraad, gevenveel houvast voor het ontwerp.
Daarna start de voorbereidingsfase. Ook hier geldt dat een ontwerp als het eenmaal is vastgesteld, in een later stadium van het project niet meer gewijzigd mag worden.
4. Voorbereidingsfase (hoe te maken)
In de voorbereidingsfase wordt alles geregeld dat nodig is voor de realisatie van het project. Het bestek met de bestekstekeningen worden gemaakt op basis van het vastgestelde, definitieve ontwerp. Ook worden voor, zover mogelijk, vergunningen aangevraagd, die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van het werk.
5. Realisatie fase (doen)
In de realisatiefase wordt het project zichtbaar. In deze fase vindt het maken van het projectresultaat plaats. Aan het einde van de realisatiefase wordt het resultaat gecontroleerd aan de hand van het programma van eisen uit de definitie fase en het ontwerp (ontwerpfase).
De regel is dat de eisen en wensen uit de definitie fase worden overgenomen. Als het toch gewenst is of noodzakelijk blijkt dat er wordt afgeweken van de eisen, dan moet direct het proces worden gestopt. De effecten en de risico’s van de afwijkiing moeten inzichtelijk worden gemaakt, zoals bijvoorbeeld hogere beheerkosten. Op basis van de ingewonnen informatie over de gevolgen van de afwijking wordt beslist off de afwijking wordt toegestaan. In bijlage 1 wordt per type ontwikkeling/proces precies beschreven wat er moet worden gedaan
6. Nazorg- en beheerfase (in stand houden)
Een fase die vaak over het hoofd gezien wordt, maar die erg belangrijk is, is de nazorg- en beheerfase. In de nazorgfase wordt alles geregeld om het projectresultaat daadwerkelijk te evalueren en te borgen. Voorbeelden van activiteiten die in de nazorg plaatsvinden zijn evaluatie van het project, een feestje om het bereikte resultaat te vieren, overdracht naar beheerders en het onderhoud en beheer van het resultaat.
2. De openbare ruimte van Soest inproces
Voor de verschillende vormen van ruimtelijke initiatieven zijn hieronder de processen uitgewerkt.
In deze opzet zijn 6 fases herkenbaar. Per fase is aangegeven wat het resultaat is van de fase en welk besluit de gemeente daarbij neemt. Verder is er per fase aangegeven waar de projectverantwoording ligt, op welke momenten de gemeente adviseert en toetst.
Vanuit de verschillende rollen van de gemeente als projectverantwoordelijjke, beslisser en adviseur/toetser stelt de gemeente per fase een document op met de belangrijkste afspraken, eisen, etc. (intern overdrachtsdocument).
De complete proces-overzichten van de verschillende ontwikkelingen / initiatieven zijn weergegeven in bijlage 2.
Afwijken van de Leidraad en de eisen
Als in de ontwerp, voorbereidende of realisatie fase blijkt dat het wenselijk of noodzakelijk is dat van de eisen van de Leidraad en/of de eisen van het project (opgesteld in de definitie fase) wordt afgeweken, moet hiervoor formeel toestemming worden verkregen. In bijlage 1, Afwijken van de Leidraad / eisen, is hiervoor de procedure omschreven.
Gemeentelijke ruimtelijke ontwikkelingen
Voor deze projecten worden gezien de complexiteit alle fases doorlopen. Om het proces te structureren bewaakt de OGO (OpdrachtGeversOverleg) procesmatig de projecten. De OGO bestaat uit het management van de verschillende gemeentelijke afdelingen. In principe behandeld de OGO geen inhoudelijke vragen, maar stuurt op het proces en de kenmerken van projectmatig werken (toetsing op basis van GOTIK - Geld, Organisatie, Tijd, Informatie en Kwaliteit), hierbij maken zij gebruik van een ‘procesformulier’. Om de continuïteit van de advisering en toetsing te waarborgen, wordt er gewerkt met een ‘overdrachtsdocument toetsing’, die per type product kan verschillen (van B&W- besluit tot formulier). Hierin zijn voorliggende toetsingsbesluiten opgenomen.
Gemeentelijke Ruimtelijke ontwikkelingen
1
2
3a
3b
4
5
6
Projectfase
Initiatief
Definitie
Voorontwerp
Definitief ontwerp
Voorbereiding
Realisatie
Nazorg - beheer
Resultaat
Startnotitie/ projectplan
Stedenbouwkundig
programma van eisen
Voorlopig ontwerp
Definitief ontwerp
Bestek met bestekstekeningen
Omgevings-vergunningen Grondverkoop
Project
verantwoording
OGO (proces)
Projectleider Ru (inhoud)
OGO (proces)
Projectleider Ru (inhoud)
OGO (proces)
Projectleider Ru (inhoud)
OGO (proces)
Projectleider Ru (inhoud)
Projectcoördinator REA
Projectcoördinator REA
Projectcoördinator REA
Producten
Projectplan – procesomschrijving
Haalbaarheidsstudie Planning
Kostenverhaal
Stedenbouwkundige visie
Programma van eisen
Globaal inrichtingsplan
Onderzoeken
VO Stedenb.k. plan
VO openbare ruimte
Onderzoeken
Kostenraming
DO stedenb.k.plan
DO openbare ruimte
Bestemmingsplan
Grondexploitatie
Omgevingsvergunningen
Bestek
Bestekstekeningen
Beheerplan
Werkplanning
Kostenraming
Aanbesteding
Opdracht gunning
Verkoop-/koopcontract
Uitvoering
Oplevering
Revisiegegevens
Certificaten
Externe ruimtelijke ontwikkelingen
Deze door externen geïnitieerde projecten zijn qua schaal zeer divers van aard, variërend van een uitbouw tot een plan met 75 woningen. Vaak wordt er met een ‘verzoek om vooroverleg’ vooraf gevraagd om principe-medewerking. Als er wordt ingestemd met een verzoek, kan een bestemmingsplan nodig zijn om het plan mogelijk gemaakt. Bij een kleinere afwijking van het bestemmingsplan kan het ook zijn dat het plan direct met een omgevingsvergunning kan worden vergund.
De fasering bij deze plannen volgt het principe van vooroverleg / bestemmingsplan / omgevingsvergunning. Daarmee krijgt deze ontwikkeling een eigen fasering.
Bij aanvang van een extern project, die in meer of mindere mate invloed heeft op de inrichting of het beheer van de openbare ruimte, worden externe partijen doorverwezen naar de dan geldende Leidraad (via www.soest.nl). In de anterieure- of exploitatieovereenkomst wordt vastgelegd dat de Leidraad van toepassing is. Belangrijk daarbij is te beseffen dat bij langlopende projecten de Leidraad tussentijds kan worden geactualiseerd. Regel daarbij is, dat op het moment van het verlenen van de omgevingsvergunning ‘bouw’, de dan geldende Leidraad van toepassing is en dus rechtsgeldig. Mochten daarna wijzigen worden doorgevoerd, dan zijn die in principe niet van toepassing.
Externe Ruimtelijke ontwikkelingen
Projectfase
1
Initiatief
2
Definitie *
3
Ontwerp *
4
Voorbereiding
5
Realisatie
6
Nazorg - beheer
Resultaat
(eindproduct per fase)
Principe besluit
vooroverleg bouwplan
Bestemmingsplan
Omgevingsvergunning
Inrichtingsplan
Goedkeuring van bestek met bestekstekeningen voor de openbare ruimte
Oplevering openbare ruimte
Overdracht naar beheer
Projectverantwoording
(gemeente)
RU: Bestemmingsplan jurist
RU: Bestemmingsplan jurist
REA (inrichtingsplan)
DV (omgevingsvergunning)
Projectcoördinator REA
Projectcoördinator REA
Projectcoördinator REA
Producten te leveren door ontwikkelaar
Formulier vooroverleg + tekeningen ogv indieningsvereisten
Globaal stedenbouwkundig plan
Globaal inrichtingplan O.R.
Stedenbouwk. Plan
Div. onderzoeken
Bestemmingsplan met ruimtelijke onderbouwing
VO / DO inrichting openbare ruimte
Aanvraag omgevingsvergunningen
Concept- en definitief bestek incl tekeningen en berekeningen
Planning
Opleverformulier
Oplevering
Revisiegegevens
Certificaten
Producten te leveren door gemeente
Anterieure overeenkomst
Omgevingsvergunning
Functionele aanpassingen openbare ruimte
Ook bij aanpassingen van het gemeentelijk areaal die invloed hebben of leiden tot wijzigen van een bepaalde functie is het belangrijk om te werken volgens een vastgesteld proces. Qua grootte kan een dergelijk project gaan om een enkele straat, maar ook om een wijk(je). Het initiatief ligt zowel bij de afdeling Ruimte als bij de afdeling Realisatie.
Functionele aanpassingen openbare ruimte
Projectfase
1
Initiatief
2
Definitie
3a
Voorontwerp
3b
Definitief ontwerp
4
Voorbereiding
5
Realisatie
6
Nazorg - beheer
Resultaat
(eindproduct per fase)
Startnotitie
Plan van aanpak
Voorlopig ontwerp
Definitief ontwerp
Bestek met bestekstekeningen
Omgevings-vergunningen
Opgeleverde openbare ruimte
Overdracht naar beheer
Projectverantwoording
Projectleider Ru (verkeer)
Projectleider Rea (groen/water)
Projectleider Ru (verkeer)
Projectleider Rea (groen/water)
Projectleider Ru (verkeer)
Projectleider Rea (groen/water)
Projectleider Ru (verkeer)
Projectleider Rea (groen/water)
Projectcoordinator REA
Projectcoordinator REA
Projectcoordinator REA
Product (te leveren)
Programma van eisen
Onderzoeken
Aanbestedingsvorm
Voorontwerp
Onderzoeken
Kostenraming
Definitief ontwerp
Vergunningen
Kostenraming
Bestek
Bestekstekeningen
Vergunningen
Werkplanning
Kostenraming
Aanbesteding
Opdracht gunning
Uitvoering
Oplevering
Revisiegegevens
Certificaten
Beheer en onderhoud openbare ruimte
Ook bij renovatie of groot onderhoud van het gemeentelijk areaal (wegen, openbaar groen, etc.) is het belangrijk om het proces voor de verschillende fases goed te beschrijven en volgens deze opzet te werken. Het initiatief ligt bij de afdeling Realisatie.
Beheer en onderhoud openbare ruimte
Projectfase
1 / 2
Definitie
3a
Voorontwerp
3b
Definitief ontwerp
4
Voorbereiding
5
Realisatie
6
Nazorg - beheer
Resultaat
(eindproduct per fase)
Plan van aanpak
Voorlopig ontwerp
Definitief ontwerp
Bestek met bestekstekeningen
Omgevings-vergunningen
Opgeleverde openbare ruimte
Overdracht naar beheer
Projectverantwoording
Projectcoordinator REA
Projectcoordinator REA
Projectcoordinator REA
Projectcoordinator REA
Projectcoordinator REA
Projectcoordinator REA
Product (te leveren)
Programma van eisen
Onderzoeken
Planning
Voorontwerp
Onderzoeken
Definitief ontwerp
Vergunningen
Bestek
Bestekstekeningen
Vergunningen
Werkplanning
Kostenraming
Aanbesteding
Opdracht gunning
Uitvoering
Oplevering
Revisiegegevens
Certificaten
Hoofdstuk › Paragraaf
Artikel 1.
Samenhang en diversiteit - projectfasering
Onderdeel van Leidraad Fysieke Leefomgeving