De gemeente houdt zich bij het verwerken van persoonsgegevens conform de AVG aan de volgende uitgangspunten2 Zie in dezen de artikelen 5 en 6 van de AVG.:
Rechtmatige grondslag
De gemeente mag alleen persoonsgegevens verwerken indien hiervoor een rechtmatige grondslag bestaat. Deze rechtmatige grondslag is in de regel gelegen in de uitoefening van haar taken van algemeen belang/uitoefening van openbaar gezag.
In sommige gevallen verwerkt ze gegevens om een overeenkomst uit te voeren of op basis van toestemming.
Ten aanzien van het gebruik van de website verwerkt de gemeente persoonsgegevens voor de uitvoering van wettelijke verplichtingen (informatievoorziening aan het publiek) of op basis van een gerechtvaardigd belang (van administratieve aard3 Let op: het gebruik van ‘gerechtvaardigd belang’ als grondslag is zeer beperkt en mag niet leiden tot vergaande verwerking van persoonsgegevens binnen de organisatie.). In sommige gevallen gebeurt dit op basis van toestemming (bijvoorbeeld voor het plaatsen van toestemmingsplichtige cookies).
De gemeente verwerkt vanuit haar wettelijke taken ook bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over de gezondheid voor de aanvraag van een hulpmiddel in het kader van de Wmo.
In de specifieke wetten is hiervoor dan de rechtmatige grondslag gegeven. Is deze grondslag er niet, dan vindt een dergelijke verwerking niet plaats. De gemeente is ook wettelijk bevoegd, op grond van de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer (Wabb), om het burgerservicenummer (BSN) te verwerken voor overheidstaken.4 Dit is in overeenstemming met het bepaalde in artikel 87 AVG en artikel 46 van de Uitvoeringswet AVG.
Doelbinding
Met doelbinding wordt bedoeld dat gegevens alleen worden verwerkt voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Als gegevens toch voor andere doelen worden gebruikt, wordt beoordeeld of dit nieuwe doel verenigbaar is met het oorspronkelijke doel van verzamelen van de gegevens.5 Zie artikel 6 lid 4 AVG.
De gemeente verwerkt alleen gegevens voor de doelen waarvoor ze van de burgers verkregen zijn en zorgt ervoor dat de persoonsgegevens alleen voor deze doelen worden verwerkt.
Persoonsgegevens worden veelal verwerkt in vakapplicaties. Applicaties zijn veelal verbonden met andere applicaties. Zo is de applicatie van het Sociaal Domein verbonden met de applicatie van de afdeling Financiën in verband met het doen van betalingen. Hierbij worden persoonsgegevens uitgewisseld. Ook hiervoor gelden de regels van de AVG (bijvoorbeeld ‘alleen indien nodig’ en ‘niet meer dan nodig’). Om dit goed in beeld te krijgen en te houden beschikt de gemeente over een geactualiseerd applicatielandschap.
Transparantie
De gemeente is transparant over hoe ze persoonsgegevens verwerkt.6 Verplichting op grond van de artikelen 13 en 14 van de AVG. Hierdoor weten burgers en personen die benaderd worden dat de persoonsgegevens door de gemeente worden verwerkt, waarom dit gebeurt en welke maatregelen genomen worden om zorgvuldig met de gegevens om te gaan.
De belangrijkste manieren om betrokkenen te informeren over de verwerking van persoonsgegevens zijn:
het geven van algemene informatie bij inschrijving en op de website;
het geven van aanvullende informatie bij het aanvragen van specifieke diensten;
het geven van een cookiemelding op alle gemeentelijke websites en het hebben van een privacyverklaring, inclusief cookieverklaring;
het bieden van laagdrempelige mogelijkheden om inzage te krijgen in de verwerking van persoonsgegevens.
Betrokkenen worden in ieder geval geïnformeerd over:
wie verantwoordelijk is voor de gegevensverwerking met contactgegevens;
de contactgegevens van de Functionaris Gegevensbescherming;
de doeleinden en rechtsgrond(en) van de gegevensverwerking;
(indien van toepassing:) de ontvangers;
(indien van toepassing:) nadere informatie met betrekking tot eventuele doorgifte van persoonsgegevens naar een derde land of internationale organisatie;
hoelang gegevens bewaard worden;
hoe wordt omgegaan met de rechten van betrokkenen.
Dataminimalisatie en proportionaliteit (niet meer dan nodig, alleen indien nodig, niet langer dan nodig)
De gemeente verwerkt alleen de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het vooraf bepaalde doel en streeft naar minimale gegevensverwerking. Waar mogelijk worden minder of geen persoonsgegevens verwerkt.
Als de gemeente de gegevens niet meer nodig heeft, vernietigt zij deze, tenzij er een wettelijke verplichting is om de gegevens langer te bewaren (niet langer dan nodig).
Soms worden bewaartermijnen genoemd in specifieke wetten waarvoor gegevensverwerking
nodig is; in andere gevallen bepaalt de Archiefwet de bewaartermijnen. De gemeente vernietigt in die gevallen de gegevens zodra de wettelijke bewaartermijn en/of de termijn uit de selectielijst van de VNG is afgelopen.
Vóór het verwerken van de gegevens bepaalt de gemeente of het doel van de verwerking
niet op een andere, minder ingrijpende manier bereikt kan worden dan door het verwerken van de persoonsgegevens (subsidiariteit). Soms kunnen doelen ook worden bereikt door bijvoorbeeld geanonimiseerd een casus uit te wisselen. Dan worden er geen persoonsgegevens uitgewisseld.
Integriteit en vertrouwelijkheid
De gemeente gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en behandelt deze vertrouwelijk met de juiste beveiliging. Dit gebeurt conform de bepalingen vanuit de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) die voor gemeenten verplicht zijn.
De gemeente treft maatregelen om de kwaliteit van de gegevens te borgen; onder ‘kwaliteit’ wordt verstaan dat ze juist, nauwkeurig en actueel zijn. Voordat gegevens worden verwerkt vinden er (geautomatiseerde) controles plaats om te voorkomen dat personen niet goed benaderd worden (denk aan het versturen van brieven naar een oud adres, het versturen van brieven met een verkeerde tenaamstelling of het versturen van een brief naar een overledene).
In ieder geval zijn de volgende maatregelen getroffen:
Bij de invoer van gegevens vindt er een kwaliteitscontrole plaats door gegevens te verifiëren.
ICT-systemen valideren gegevens door middel van invoercontroles.
ICT-systemen zijn daar waar persoonsgegevens worden gebruikt veelal direct of indirect gekoppeld aan de BRP, zodat men altijd beschikt over actuele gegevens. Als deze koppeling niet mogelijk is, worden de gegevens in de BRP geverifieerd voordat zij worden gebruikt.
Betrokkenen hebben de mogelijkheid om gegevens in te zien en te laten corrigeren indien nodig.
Delen met derden
In het geval van samenwerking met externe partijen waarbij sprake is van verwerking
van persoonsgegevens maakt de gemeente afspraken over de eisen waaraan gegevensuitwisseling moet voldoen. Deze afspraken voldoen aan de wet. De gemeente controleert jaarlijks steekproefsgewijs het nakomen van de gemaakte afspraken.
Integrale dienstverlening
De gemeente verwerkt persoonsgegevens in beginsel alleen voor het doel waarvoor ze verzameld worden en dit wordt alleen gedaan door medewerkers die hierbij betrokken zijn. In verband met integrale dienstverlening kan het nodig zijn persoonsgegevens ook te delen met andere medewerkers, die andere wetten/taken uitvoeren. Wanneer dit gebeurt wordt de betrokkene hiervan vooraf op de hoogte gebracht. Een voorbeeld vinden we terug in het Sociaal Domein. Indien het vanuit bijvoorbeeld een Wmo-aanvraag voor ambulante begeleiding nodig is om meteen ook te schakelen met medewerkers die de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening uitvoeren, is dit vanuit integrale dienstverlening mogelijk. De betrokkene wordt hiervan op de hoogte gesteld.
Rechten van betrokkenen
De AVG bepaalt niet alleen de plichten van degenen die persoonsgegevens verwerken,
maar ook de rechten van personen van wie de gegevens worden verwerkt. Hieronder een korte opsomming van deze rechten7 Zie in dezen de artikelen 15 t/m 22 van de AVG.:
Recht op inzage
Recht op rectificatie
Recht op gegevenswissing (vergetelheid)
Recht op beperking van de verwerking
Kennisgevingsplicht inzake rectificatie of wissing van persoonsgegevens of verwerkingsbeperking
Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Recht op bezwaar
Recht om niet onderworpen te worden aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, gebaseerd besluit
De gemeente verstrekt onverwijld maar in ieder geval binnen een maand na ontvangst van een verzoek informatie over of er, en zo ja op welke wijze, gevolg aan dat verzoek is gegeven.
In complexe situaties kan deze termijn worden verlengd met 2 maanden extra.8 Artikel 12 lid 3 AVG.
Het voert bij de beschrijving van dit privacybeleid te ver om deze onderdelen te behandelen. Op basis van nieuwe richtlijnen en jurisprudentie zal de inhoud continu aan verandering onderhevig zijn. Voor de diverse rechten gelden voorwaarden en deze kennen wettelijke beperkingen (zo is bijvoorbeeld het recht op wissing niet van toepassing op registraties in de BRP).
De gemeente richt werkprocessen in om zorg te dragen voor een juiste en tijdige afhandeling van verzoeken van betrokkenen. Via de website worden betrokkenen geïnformeerd over deze rechten en wordt hun de mogelijkheid geboden om op eenvoudige wijze gebruik te maken van deze rechten.
Klachten van burgers
Voor burgers is het mogelijk om klachten over de toepassing van de AVG in te dienen bij de gemeente, en ook bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Deze klachten worden binnen de gemeente conform de reguliere klachtenprocedure afgehandeld. Daarbij wordt de FG om advies gevraagd.
Register van Verwerkingen
De gemeente heeft een Register van Verwerkingen overeenkomstig artikel 30 AVG opgesteld en op de website gepubliceerd en houdt dit actueel.
Privacy by Design en Privacy by Default
Voorafgaand aan de start van een (nieuwe) gegevensverwerking zorgt de gemeente ervoor dat er zowel technisch als organisatorisch een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens wordt afgedwongen. Dit heet ‘Privacy by Design’. Hierbij wordt onder andere gekeken naar de noodzaak van deze gegevens voor het te behalen doel en de benodigde beveiliging van de persoonsgegevens.
Een onderdeel van ‘Privacy by Design’ is ‘Privacy by Default’, waarmee de gemeente ervoor zorgt dat de standaardinstellingen (denk aan de mogelijkheid om tweefactorauthenticatie in te schakelen) zo privacyvriendelijk mogelijk zijn.
Gegevensbeschermingseffectbeoordeling/Data Protection Impact Assessment (DPIA)
Op grond van de AVG is de gemeente verplicht om in een aantal gevallen vóór de verwerking van de gegevens een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) uit te voeren. Het uitvoeren van een DPIA is verplicht als een gegevensverwerking waarschijnlijk een hoog privacyrisico oplevert voor de personen van wie de gemeente gegevens verwerkt.9 Artikel 35 AVG.
Bij de beoordeling hiervan maakt de gemeente gebruik van de beoordelingscriteria die hiervoor zijn opgesteld door het Europees Comité voor gegevensbescherming (European Data Protection Board - EDPB) en door de AP. De AP heeft een lijst opgesteld van verwerkingen waarvoor een DPIA verplicht is. Deze lijst is terug te vinden op de website van de AP.
Een DPIA dient te worden gehouden voorafgaand aan de verwerking. Daarnaast heeft de AP aangegeven dat een DPIA eens per drie jaar herhaald moet worden - of eerder/vaker, indien er wijzigingen zijn die dit noodzakelijk maken.
De gemeente zorgt ervoor tijdig in beeld te brengen voor welke verwerkingen een DPIA verplicht is. Met gebruikmaking van het Register van Verwerkingen bepaalt de procesverantwoordelijke of een DPIA verplicht is en wanneer deze dient te worden uitgevoerd. Dit wordt in beeld gebracht en meegenomen in de rapportages richting het college. Het is van belang om hierbij ook aan te sluiten bij ontwikkelingen rond een verwerking, zoals:
nieuwe wettelijke bepalingen, taken of grote wijzigingen;
organisatiewijzigingen of samenwerkingen met derden dan wel overdracht van taken;
de aanschaf van nieuwe software of ICT-apparatuur.
Samenwerkingsverbanden
De gemeente werkt samen in regionaal verband, bijvoorbeeld in samenwerkingen op het gebied van zorg en van veiligheid, zoals het Veiligheidshuis. De gemeente zorgt ervoor dat zij met deze samenwerkingspartners afdoende afspraken maakt om de privacy te waarborgen.
Vóór de deelname in een (nieuw) samenwerkingsverband voert zij een DPIA uit om de risico’s van deelname aan het samenwerkingsverband te analyseren en hierop maatregelen te nemen.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies