Zorgplicht
Het College van Burgemeester en Wethouders draagt zorg voor de beschikbaarheid van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ongeacht hun vorm of status.
Het College van Burgemeester en Wethouders draagt zorg voor het ontwikkelen en uitvoeren van het beleid inzake de wettelijke taken en verantwoordelijkheden op grond van de Archiefwet 1995 en de interne regels (bijvoorbeeld het kwaliteitszorgsysteem) ten behoeve van het beheer van de archiefbescheiden van de gemeente Maashorst.
Het College van Burgemeester en Wethouders draagt er zorg voor dat de vervaardiging en bewaring van archiefbescheiden op een zodanige wijze plaatsvindt, dat het behoud van deze bescheiden voldoende gewaarborgd is gedurende de in de geldende selectielijst voor (inter)gemeentelijke organen vastgestelde bewaartermijnen.
Verantwoording
Burgemeester en wethouders informeren de gemeenteraad jaarlijks over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden van de gemeente Maashorst. Ze voegen daarbij in ieder geval:
Het verslag van de gemeentearchivaris, bedoeld in artikel 2, tweede lid
Voor zover van toepassing, de gedurende de betreffende periode door de gemeentearchivaris aan hen uitgebrachte adviezen, bedoeld in artikel 2, derde lid
Het verslag Horizontale verantwoording aan Interbestuurlijk Toezicht (IBT – voorheen archiefinspectie) provincie Noord-Brabant
Het gemeentebestuur zorgt ervoor dat er jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden geraamd om de kosten die aan de zorg voor archiefbescheiden verbonden zijn te kunnen voldoen.
De beheerder doet tijdig mededeling aan de gemeentearchivaris van tenminste het voornemen tot:
Opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon.
Bouw, verbouw, inrichtingen of verandering van inrichting of ingebruikneming van ruimten als archiefruimte.
Verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden.
Ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering, conversie, migratie of emulatie van een informatiesysteem.
Voorbereiding, invoering of wijziging van een ordeningssysteem.
Vervanging door reproducties, teneinde de vervangen archiefbescheiden te vernietigen, zoals artikel 7 van de wet voorschrijft.
Hoofdstuk III
Artikel 4:
Zorgplicht en Verantwoording door Burgemeester en Wethouders
Onderdeel van Archiefverordening gemeente Maashorst 2022