1. De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding op het doen van een aanbeveling tot benoeming of herbenoeming een schriftelijk verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koning. Het verslag van bevindingen dat de commissie uitbrengt aan de raad en de commissaris van de Koning bevat in ieder geval:
a. een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht,
b. een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie; bij benoemingen wordt in het verslag van bevindingen ook de volgorde van plaatsing van de kandidaten op de aanbeveling gemotiveerd,
c. aangegeven wordt of er sprake is van unanimiteit binnen de commissie, En heeft in ieder geval de volgende bijlagen:
d. bij benoemingen: de conceptaanbeveling van twee personen,
e. bij herbenoemingen: een conceptaanbeveling inzake herbenoeming. Het verslag van het gesprek met de burgemeester over het conceptverslag van bevindingen en de conceptaanbeveling. Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester afspraken zijn gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze expliciet in het verslag van bevindingen vermeld.
2. Van het klankbordgesprek wordt een verslag opgemaakt.
a. Alvorens het verslag vast te stellen, krijgt de burgemeester de gelegenheid te reageren op het concept.
b. Het verslag wordt getekend door alle deelnemers aan het gesprek.
c. Raadsleden kunnen het verslag inzien. Het verslag wordt niet openbaar gemaakt. Een afschrift van het verslag wordt gezonden aan de commissaris van de Koning.