Binnen de kaders van de AVG is het college bestuurlijk eindverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens. Deze gezamenlijke verantwoordelijkheid wordt door de gemeente IJsselstein belegd bij een van de wethouders of de burgemeester die als vast aanspreekpunt fungeert voor privacy-issues.
In de regel zal dit de wethouder zijn die tevens aanspreekpunt is voor de bedrijfsvoering. Op het beleggen van de verantwoordelijkheid bij één wethouder of de burgemeester gelden twee kleine uitzonderingen. Voor verwerkingen die door de burgemeester worden gedaan (denk aan verwerkingen in het kader van de openbare orde en veiligheid), is de burgemeester verantwoordelijke en voor verwerkingen die door de raad worden gedaan is de raad zelf verantwoordelijk.
Het college wil optimaal gebruik maken van de ruimte die de AVG biedt om persoonsgegevens te verwerken. De AVG stelt als ondergrens dat de overheidsinstantie compliant moet zijn en passende technische en organisatorische maatregelen dient te nemen.
Er bestaat aldus een beleidsvrijheid. Deze beleidsvrijheid wordt primair op afdelingsniveau ingevuld. Onder omstandigheden kan het college uitdrukkelijk gevraagd worden in te stemmen met een verwerking. Het afwegingskader daarbij is de bescherming privacy burger afgezet tegen een eigen belang van de gemeente, bv veiligheid medewerkers.
Een ander aspect waarbij privacy op bestuurlijk niveau een rol speelt is het besluitvormingsproces. Het besluitvormingsproces van het college speelt zich grotendeels in de openbaarheid af. Deze openbaarheid kan gaan knellen op het moment dat er in documenten persoonsgegevens staan. Om die reden zullen persoonsgegevens zoveel mogelijk buiten collegebesluiten gehouden worden, tenzij de betrokkene toestemming heeft gegeven. Slechts in uitzonderlijke gevallen mogen persoonsgegevens zonder toestemming openbaar gemaakt worden.
Mocht het toch noodzakelijk zijn om persoonsgegevens in stukken op te nemen die bestemd zijn voor het college, dan zal vooraf een afweging worden gemaakt over de geheimhouding. Bij voorkeur is er een versie met persoonsgegevens waarop geheimhouding wordt opgelegd. In de openbare versie worden de persoonsgegevens dan onleesbaar gemaakt. Als dit niet goed mogelijk is dan kunnen de persoonsgegevens ook worden opgenomen in een geheime bijlage of kan zelfs het hele document geheim worden gehouden.
Bedenk dat persoonsgegevens niet alleen hoeven te slaan op de inwoners van de gemeente, maar ook op medewerkers. Ook hun gegevens moet zoveel mogelijk buiten verdere openbaring blijven.
Bij collegestukken zijn het collegebesluit en het voorblad openbaar (tabblad ‘registreren’ in het Zaaksysteem). Soms worden bijlagen bij het voorstel openbaar bekendgemaakt (bijvoorbeeld een beleidsregel).
Bij raadsstukken zijn alle stukken openbaar, tenzij er geheimhouding is opgelegd. Het beleid van de gemeente IJsselstein is er op gericht om geen persoonsgegevens in openbare stukken op te nemen, tenzij het een bewuste keuze is het wel te doen.
Hoofdstuk 5.
Artikel 5.1.
Privacy op bestuurlijk niveau
Onderdeel van Beleidsplan veilig omgaan met persoonsgegevens in de gemeente IJsselstein