De feitelijke verwerking van persoonsgegevens vindt plaats binnen de ambtelijke organisatie op afdelingsniveau. De uitwerking van de eindverantwoordelijkheid die het college draagt wordt ingevuld op dit niveau. Hier worden het doel en de middelen van de verwerking bepaald zoals gebleken is uit hoofdstuk 4. Het is niet meer dan logisch dat een deel van de bevoegdheden en verantwoordelijkheden op het terrein van de privacy die ligt bij het college gemandateerd wordt naar teamleiders, zodat zij op effectieve wijze privacy in hun dagelijkse processen kunnen incorporeren.
Langs deze weg worden teamleiders primair verantwoordelijk om passende technische en organisatorische maatregelen treffen om de rechten van betrokkenen te waarborgen en de verwerking in overeenstemming te brengen met de AVG. De technische maatregelen behelzen voornamelijk het organiseren van de autorisaties. De organisatorische maatregelen hebben betrekking op het bewust omgaan met persoonsgegevens en het treffen voorzieningen waardoor medewerkers hun taken kunnen blijven uitvoeren.
De verantwoordelijkheid van de teamleiders op privacygebied is gekoppeld aan mandaten vanuit het college met daarin bevoegdheden en middelen. Hierbij kan worden gedacht aan:
inrichten van de werkprocessen in overeenstemming met AVG,
bepalen van het doel en middel van de verwerking,
alloceren middelen in termen van menskracht en geld voor onder andere bewustwordingssessies,
bepalen van (mede)verantwoordelijkheid voor de verwerking,
voorbereiden van verwerkingsrelaties, protocollen en verwerkingsovereenkomsten opstellen (al dan niet als onderdeel van de samenwerkingsovereenkomst),
ondertekenen van protocollen en verwerkingsovereenkomsten
technische infrastructuur voor de verwerkingen,
archivering,
inzetten privacy impact assessment (PIA) of soortgelijke instrumenten om de privacy te toetsen,
waarborgen rechten betrokkenen,
melden van verwerkingen bij de functionaris gegevensbescherming (FG) en
melden datalekken en andere incidenten
De teamleiders dragen er ook zorg voor dat medewerkers op de afdeling gehouden zijn tot geheimhouding van de persoonsgegevens waar zij kennis van nemen. Voor de ambtenaren die in vaste dienst zijn bij de gemeente geldt de eedsaflegging. Voor personen die niet in dienst zijn van de Lekstroomgemeente (bv. Leden van de bezwarencommissie) of die tijdelijk worden ingehuurd geldt dat zij een geheimhoudingsverklaring moeten tekenen. Het template van de geheimhoudingsverklaring is opgenomen in bijlage 3.
Om de portefeuillehouder betrokken te houden en om, samen met het college, de rol van verwerkingsverantwoordelijke in het kader van de privacy waar te maken zal periodiek een activiteitenoverzicht worden gemaakt. Het is de bedoeling om dit activiteitenoverzicht mee te laten lopen met de bedrijfsvoeringsgesprekken of andere bedrijfsvoeringsactiviteiten.
Hoofdstuk 5.
Artikel 5.2
Privacy op ambtelijk niveau
Onderdeel van Beleidsplan veilig omgaan met persoonsgegevens in de gemeente IJsselstein