Met dit handboek en het vervangingsbesluit kan verantwoording worden afgelegd over de wijze waarop bij de gemeente Enschede de vervanging van documenten plaatsvindt. Hiermee wordt voldaan aan de landelijke en lokale regelgeving op het gebied van archiefzorg en informatiebeheer.
In de Archiefverordening Enschede 2019 worden de volgende taken en verantwoordelijkheden onderscheiden:
Het college van burgemeester en wethouders heeft zorgplicht voor het ontwikkelen en uitvoeren van beleid t.a.v. wettelijke taken en verantwoordelijkheden zoals die in de Archiefwet 1995 staan. En er moeten interne regels zijn voor het archiefbeheer van gemeentelijke organen.
Burgemeester en wethouders zorgen voor onderlinge samenhang van het archiefbeleid en de interne richtlijnen met het informatiebeleid van de gemeente en treffen daarvoor maatregelen;
De gemeentesecretaris is belast met het toezicht op de naleving van het beheer van archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht naar het Stadsarchief van de gemeente Enschede.
De gemeentesecretaris brengt jaarlijks verslag uit aan burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden die hiernaartoe zijn overgebracht en over niet overgebrachte archiefbescheiden van de gemeente.
De gemeentesecretaris kan op verzoek of eigen initiatief advies uitbrengen aan Burgemeester en Wethouders over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden van de gemeente(lijke organen) die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Burgemeester en wethouders informeren de gemeenteraad jaarlijks over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentesecretaris
De overige (uitvoerende) rollen zijn beschreven in bijlage 1.
Om aan de voorwaarden voor een verantwoorde vervanging en de daarvoor in de Archiefwet gestelde eisen te voldoen heeft de gemeente Enschede, met behulp van de procedure beschreven in de Handreiking Vervanging Archiefbescheiden, de volgende stappen doorlopen:
Inwinnen van kennis en adviezen, zowel intern als extern.
Audit NEN2082 (voorloper NEN-ISO 16175-1:2020) en RODIN2.0 onder andere uitgevoerd op het document management systeem (DMS); Corsa 7.2.
Handboek voorgelegd aan de toezichthouder.
Besluit genomen door het college van B&W.
Interne en externe publicatie van het genomen besluit door het college van B&W.
Het resultaat is een handboek waarin de beschrijving van de procesmatige en technische inrichting van de vervanging is vastgelegd, zodat op een verantwoorde manier een besluit kan worden genomen tot vervanging van te bewaren documenten.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies