Er zijn archiefbescheiden die wel geregistreerd moeten worden, maar volgens wettelijke voorschriften of organisatorische overwegingen niet vervangen mogen worden. Bijvoorbeeld archiefbescheiden die op papier bewaard moeten blijven en/of die een andere meerwaarde voor de gemeente Enschede hebben. Dit kan door inhoud, structuur en/of vorm van het archiefbescheiden. Daarnaast kan de waarde voor het cultureel erfgoed een reden tot uitsluiting van vervanging zijn. Het gaat dan om documenten in de volgende categorieën:
Archiefbescheiden die een esthetische of artistieke waarde hebben.
Archiefbescheiden die unieke of bijzondere kenmerken hebben zoals zegels, watermerken e.d.
Archiefbescheiden die zeldzaam zijn doordat ze erg oud zijn.
Archiefbescheiden die aanzienlijke waarde hebben als tentoonstellingsobject.
Archiefbescheiden waarvan de uiterlijke vorm van belang is voor de kennis van de technologische ontwikkeling (b.v. glasnegatief).
Archiefbescheiden waarbij twijfel bestaat over de authenticiteit van het bestanddeel, waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel hierover kan geven.
Archiefbescheiden met aanzienlijk belang omdat er een directe relatie is met beroemde historische belangrijke personen, plaatsen, gebeurtenissen, zaken of voorwerpen.
Archiefbescheiden die van belang zijn als documentatie voor de oprichting of wettelijke grondslag van een institutie.
Archiefbescheiden die van belang zijn om geformuleerd beleid op het hoogste beleidsniveau binnen een bestuurslaag c.q. in de organisatie te documenteren.
Archiefbescheiden in de vorm van corporele documenten en literaire documenten gelijk en groter dan het formaat A0.
Archiefbescheiden die krachtens verdragen of op grond van wettelijke bepalingen in hun
oorspronkelijke vorm moeten worden bewaard.
Hoewel bovengenoemde archiefbescheiden uitgesloten zijn van vervanging, zullen zij indien mogelijk wel worden gescand en opgenomen in het DMS, zodat er een digitale werkkopie ontstaat. Belangrijk is dat in dit geval de analoge versie leidend blijft. De originele archiefbescheiden volgen hun eigen analoge proces en worden dus niet vervangen.
De eerste verantwoordelijkheid voor het selecteren van de archiefbescheiden die voor uitsluiting in aanmerking komen ligt bij de medewerker van het Documentair Diensten Centrum (DDC). De kwaliteitsmedewerker van TIB zal hierop (wekelijks) een controle uitvoeren. Indien archiefbescheiden voor uitsluiting in aanmerking komen zal de medewerker deze stukken uit de stapel te vervangen documenten halen en toevoegen aan de fysiek te bewaren stukken. Bij twijfel over of een archiefbescheid voor uitsluiting in aanmerking komt, wordt de gemeentearchivaris om advies gevraagd.
Een uitzondering van vervanging wordt altijd vermeld bij de registratie in het DMS. Conform de selectielijst zullen deze archiefbescheiden alsnog volgens het analoge proces vernietigd worden als de bewaartermijn verstreken is. Wanneer zij niet voor vernietiging in aanmerking komen, zullen de archiefbescheiden worden opgenomen in de archiefbewaarplaats en dus ook het analoge proces volgen (Zie ook paragraaf 4.2.8 Archivering en vernietiging).
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies