Het proces van actualisatie en toetsing op het gebruik in de praktijk is de verantwoordelijkheid van Team Informatiebeheer. In opdracht van het college is de leidinggevende TIB de proceseigenaar van het vervangingsproces. De leidinggevende TIB is gemandateerd om namens het college besluiten te nemen en hij rapporteert hierover periodiek aan het college van B&W. Het hoofd TIB kan deze taak in ondermandaat geven aan de adviseur- of een medewerker Informatiebeheer die met het feitelijke beheer belast is. Desalniettemin blijft het hoofd TIB de hoofdverantwoordelijke.
Het gebruik en praktische uitvoering van de vervangingsproces is de verantwoordelijkheid van DDC of van de vakafdeling die vervanging heeft aangevraagd voor een proces.
De medewerkers van DDC ontvangen, selecteren, digitaliseren (scannen), registreren en het daadwerkelijk vernietigen van vervangen archiefbescheiden.
Medewerkers van TIB houden zich bezig met het beheren van en kwaliteitscontrole op de in het DMS/RMA aanwezige archiefbescheiden. Tevens voeren ze het toezicht op het vernietigen van de daarvoor in aanmerking komende vervangen archiefbescheiden. De taken, rollen en verantwoordelijkheden zijn meer specifiek beschreven in bijlage 1: Taken, rollen en verantwoordelijkheden.
Permanent te bewaren archiefstukken worden uiteindelijk, wanneer in aanmerking gekomen, periodiek overgedragen aan de door de gemeente aangewezen gemeentelijke archiefbewaarplaats. Dit geldt ook voor de digitale bestanden van de vervangen archiefbescheiden. Deze moeten overgedragen worden aan het e-Depot. Deze overgedragen archiefbescheiden moeten voldoen aan de eisen van duurzame toegankelijkheid.
Hoofdstuk 3.
Artikel 3.1
Verantwoordelijkheden binnen het vervangingsproces
Onderdeel van Handboek Vervanging Gemeente Enschede