Wijzigingen in het vervangingsproces, informatiebeheer, wet- en regelgeving of binnen de digitale beheeromgeving kunnen van aanzienlijke invloed zijn op de kwaliteit en duurzaamheid van scans, vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures of de digitale beheeromgeving zelf.
Het handboek dient minimaal jaarlijks conform een instructie bijgewerkt te worden door team TIB in samenwerking met DDC of hun organisatorische opvolgers. Wie verantwoordelijk is om deze veranderingen in het handboek door te voeren, hangt af van de aanleiding en/of aard van de wijziging. Daarom is het van belang om van tevoren vast te stellen welke rollen er zijn met betrekking tot het beheer van het handboek. Change Management voorziet in stappen die worden ondernomen bij grote (majeure) wijzigingen en dient tevens als middel om de regie te voeren bij de uitvoering ervan.
Hoofdstuk 3.
Artikel 3.2
Verantwoordelijkheden bij beheer en onderhoud van het handboek vervanging
Onderdeel van Handboek Vervanging Gemeente Enschede