Jaarlijks wordt het handboek door TIB medewerkers op onderdelen gecontroleerd of er nog volgens de vastgelegde vervangingsprocedure gewerkt wordt en of er wijzigingen/aanpassingen nodig zijn.
Voorstellen voor (tussentijdse) wijzigingen van de in het handboek vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures worden vooraf ter toetsing voorgelegd aan de proceseigenaar vervanging (hoofd TIB of aangewezen adviseur informatiebeheer). Deze toetst de voorstellen voor wijzigingen aan de in de procedures vastgelegde minimum kwaliteitscriteria en beoogde resultaten, het vigerende informatie- en archiveringsbeleid, alsmede aan wet- en regelgeving. De proceseigenaar vervanging laat hiertoe een impact analyse opstellen door een betreffende medewerker en zorgt ervoor dat deze gedocumenteerd wordt.
Kleine wijzigingen die de kwaliteit verbetert, kan de proceseigenaar vervanging doorvoeren. De wijzigingen worden opgenomen in een wijzigingenschema (Bijlage 3 Wijzigingschema). In die gevallen waarin sprake is van een majeure wijziging wordt de gemeentearchivaris altijd betrokken. Van alle andere wijzigingen wordt de archivaris geïnformeerd.
Voorbeelden van grote wijzigingen zijn:
Opheffing van organisatieonderdelen die een rol spelen binnen de procedure voor vervanging en digitale opslag.
Wijziging van de reikwijdte.
Aansluiting naar een e-Depot (als dat leidt tot aanpassingen in metadata).
Migratie naar een ander softwareplatform.
Migratie naar een ander hardware platform met gevolgen voor kwaliteit en resultaten.
Conversie naar een ander bestandsformaat (een nieuwe PDF of PDF/A versie kan wel, maar een geheel ander formaat als ODF, XPS etc. niet).
Procedurewijzigingen met betrekking op organisatorische en technische inrichting van het vervangingsproces.
In al deze gevallen blijft de proceseigenaar vervanging de beslissing nemen of de wijziging al dan niet wordt doorgevoerd en vervolgens of een nieuw vervangingsbesluit nodig is. Voorstellen en besluiten omtrent geaccordeerde wijzigingen worden gedocumenteerd en aan het handboek toegevoegd. Ook de wijzigingen zelf worden gedocumenteerd en aan het handboek toegevoegd na accordering door de proceseigenaar vervanging.
Wijzigingen ten aanzien van de technische inrichting en software worden vooraf getest en pas na acceptatie in de productieomgeving geïmplementeerd. Alle documentatie met betrekking tot wijzigen wordt als bijlage aan het handboek vervanging toegevoegd.
Hoofdstuk 3.
Artikel 3.2.2
Onderhoud en actualisatie handboek
Onderdeel van Handboek Vervanging Gemeente Enschede