Het vervangingsproces omvat een aantal stappen die doorlopen moeten worden met betrekking tot de te vervangen archiefbescheiden.
Ontvangst documenten.
Selectie.
Scanvoorbereiding.
Scannen.
Scancontrole.
Registratie.
Behandeling.
Archivering en Vernietiging.
Middelen ter ondersteuning die van belang zijn voor de uitvoering van deze stappen betreffen onder andere een DMS en scanners. De technische aspecten van deze middelen worden in hoofdstuk 6 uiteengezet.