Art. 4.2.2 Handboek Vervanging Gemeente Enschede

De fysieke ingekomen documenten worden door DDC geselecteerd in de volgende categorieën (Bijlage 4: Procedure intake en registratie): Niet te openen en doorsturen. Te registreren. Niet te registreren. Uitzonderingen (wel scannen, niet vervangen). Alle documenten die genoemd worden in de geldende “Selectielijst voor gemeentelijke- en intergemeentelijke organen” komen in aanmerking voor registratie. Enveloppen worden eveneens opgenomen bij het poststuk en vervangen als dit wegens juridische redenen noodzakelijk is (bewijs datum ontvangst) en net zo lang bewaard als het poststuk zelf. Documenten zoals reclamefolders en tijdschriften worden niet geregistreerd. Niet te openen post, bijvoorbeeld poststukken waar ‘persoonlijk’ op staat, wordt doorgezonden naar de betreffende afdeling/medewerker met het verzoek om het stuk alsnog ter registratie aan de bieden aan DDC indien dit noodzakelijk is. Ook als een behandelaar twijfelt kan een document ter beoordeling aan DDC aangeboden worden. Een DDC-medewerker beslist dan of een document wel of niet geregistreerd en/of bewaard moet worden. Uitzonderingen worden opzij gelegd en afgehandeld door de coördinator Postregistratie, indien nodig wordt er samengewerkt met het Stadsarchief.

Rechtspraak bij dit artikel