Als de stukken door de kwaliteitscheck zijn gekomen moeten ze geregistreerd worden in het DMS/RMA. Uitgangspunt bij registratie is dat documenten terug te vinden moeten zijn, het toevoegen van de juiste metadata is hierbij noodzakelijk. Bepaalde metadata komen al automatisch met de scan mee, de registrator voegt aanvullende informatie toe, conform vastgesteld metadataschema en bijbehorende instructie (Bijlage 6 Streekproefplan). Bij gemeente Enschede is het mogelijk om in verschillende bestandsformaten een document te registreren, als archiefformaat is gekozen voor PDF/A.
De terugvindbaarheid en juistheid worden gecontroleerd tijdens de registratie, door onder andere de keuze voor het juiste proces uit de zaaktypecatalogus (van de I-navigator) te controleren. Achteraf controleren de kwaliteitsmedewerkers van TIB steekproefsgewijs bij de archivering of de documenten terug te vinden zijn aan de hand van de gebruikte metadata. Dit gebeurt aan de hand van een beschreven streekproef waarin een minimaal resultaat en vervolghandelingen zijn vastgelegd (zie ook: Hoofdstuk 5.2.2 Quality Control). Door de kwaliteitsmedewerker geconstateerde fouten worden hersteld door DDC en ontbrekende gegevens worden alsnog door DDC toegevoegd.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies