Art. 4.2.5 Handboek Vervanging Gemeente Enschede — Kwaliteitscontrole

Het is van belang om de kwaliteitscontrole (Bijlage 1: Taken, rollen en verantwoordelijkheden) tijdens en na het scannen uit te voeren. Het is tevens van belang dat alle medewerkers dit op dezelfde manier uitvoeren. De medewerker die een document scant, controleert de scan onder andere op juistheid en volledigheid. Daarna wordt het document door een tweede medewerker gecontroleerd. De medewerker noteert de bevindingen op een controleformulier (Bijlage 5: Controleformulier). Als deze aspecten goed zijn bevonden zet deze medewerker het document door naar registratie. Indien de digitale reproductie van onvoldoende kwaliteit is wordt deze verwijderd , waarna het fysieke stuk opnieuw gescand wordt. Ook bij het ontbreken van een datumstempel en/of enveloppe (indien nodig) wordt opnieuw gescand. De kwaliteitsprocedures richten zich op het borgen van de rechtmatigheid, authenticiteit en duurzaamheid van de digitale archiefbescheiden. De gedigitaliseerde archiefbescheiden moeten voldoen aan dezelfde criteria als de papieren originelen. Bij twijfel vindt collegiale toetsing plaats. Pas als de scans zijn goedgekeurd worden ze geregistreerd in het DMS/RMA. De scans worden op de volgende criteria beoordeeld: Juistheid en volledigheid van de scan en de bijbehorende registratie: Zijn alle aangeboden documenten gescand? Zijn alle pagina’s van het document gescand? Zijn er geen lege pagina’s gescand? Zijn de pagina’s van het document recht gescand? Zijn de pagina’s volledig gescand? Is er in de juiste (aangeleverde) paginavolgorde gescand? Zijn dubbelzijdige pagina’s in de juiste (aangeleverde) volgorde gescand? Is, indien van toepassing, de enveloppe gescand? Zijn er onleesbare pagina’s? Zijn er tekstdelen of pagina’s weggevallen? Zijn er verspringingen of andere vervormingen? Is de vereiste technische metadata correct overgekomen? Leesbaarheid van de scan: Zijn de betekenisvolle details van het origineel met het oog te zien en leesbaar, (eventueel print vergelijken met origineel, let op het kleinste lettertype en leestekens)? Is de scherpte van het beeld vergelijkbaar met het origineel? Heeft het document zwarte randen? Zijn er vlekken? Zijn er bovenmatige kleurafwijkingen? Is er voldoende contrast? Aanwezigheid van artefacten: Afwijkingen die alleen visueel kunnen worden vastgesteld, zoals; horizontale strepen, pixelverstoringen door vet of vuil op de lens/glasplaat, weerspiegelingen, of andere vervormingen en effecten. Wijkt het standaardformaat af van de A standaardmaat (A4, A3 enzovoorts) dan worden de oorspronkelijke afmetingen (hoogte, breedte, diepte) in centimeters of millimeters in de registratie van de scan opgenomen.

Rechtspraak bij dit artikel