Nadat de te vervangen archiefbescheiden zijn gescand, de kwaliteit daarvan is gecontroleerd (zie hoofdstuk 5) en de archiefbescheiden zijn opgenomen in het DMS/RMA dienen de oorspronkelijke archiefbescheiden vernietigd te worden. Dit gebeurt echter niet direct na de digitalisering. De analoge originele documenten worden op chronologische volgorde van scandatum na afsluiting van de maand nog twee maanden bewaard alvorens deze ter vernietiging worden aangeboden aan een erkend bedrijf.
De vernietiging van de vervangen, papieren, documenten is de afronding van het vervangingsproces.
Daarom volgt er hier een toelichting op het proces van feitelijke vernietiging.
Nadat de selectie-, uitzonderings-, scan- en registratie-procedure zijn doorlopen, is het papieren document vervangen door het digitale archiefbescheiden; de scan. Een verklaring van vervanging wordt bij het toepassen van de procedures vanuit het handboek vervanging dan ook opgesteld voor alle documenten die in een bepaalde periode zijn vervangen.
De documenten die de eerste stappen van het vervangingsproces hebben doorlopen, worden iedere dag verzameld, gebundeld en in de kast gelegd op volgorde van datum. De vervangen documenten liggen opgeborgen in archiefkasten. Deze kasten zijn alleen toegankelijk voor het daartoe bevoegde personeel: de kwaliteitsmedewerkers van TIB en de medewerkers van DDC. Vervangen documenten die op andere locaties dan de centrale bewaarruimte zijn gescand, worden via interne post naar de centrale locatie gebracht en door medewerker in de archiefkasten geplaatst. De ontvangstdatum op het document (te herkennen aan de datumstempel) is leidend voor het wegleggen bij de gebundelde documenten van die dag.
De vervangen documenten worden bewaard voor een termijn van 2 maanden. Gedurende deze twee maanden kunnen fouten worden hersteld en documenten zo nodig nogmaals worden gescand. Dit kan bijvoorbeeld als tijdens de behandeling op de functionele afdeling blijkt dat een scan niet juist of volledig is, of een document niet vervangen had mogen worden. Indien de fouten niet binnen de twee maanden kunnen worden hersteld, worden de betreffende analoge documenten apart gezet en worden fouten met voorrang binnen een maand na het verstrijken van de 2 maanden termijn hersteld. Daarna worden de vervangen documenten in een papiercontainer gedeponeerd die vervolgens wordt afgesloten. De inhoud van de papiercontainer wordt periodiek opgehaald door een gecertificeerd bedrijf in documentenvernietiging. Dit bedrijf draagt vervolgens zorg voor de feitelijke vernietiging van de papieren documenten en verstrekt de gemeente hiervan een vernietigingscertificaat.
De gemeente stelt jaarlijks een verklaring van vervanging op (zie voorbeeld bijlage 7) waarin is opgenomen dat bescheiden zijn vernietigd in het kader van het Besluit Vervanging en de periode die de documenten betreffen. Bij deze verklaring wordt het vernietigingscertificaat gevoegd. Deze verklaring bevat een specificatie van de vervangen documenten in de betreffende periode en beschrijft op grond waarvan deze vervanging heeft plaatsgevonden, alsmede de wijze waarop dit is gebeurd. Algemene uitzonderingen worden eveneens in de verklaring vermeld. De verklaring wordt ondertekend door het hoofd TIB. Een exemplaar van deze verklaring wordt blijvend bewaard. De gemeente hanteert een bewaartermijn van 2 maanden zodat wanneer vanuit werkprocessen en/of beroeps-en bezwaarprocedures de digitale documenten, ondanks alle doorlopen procedures, toch onvolledig blijkt te zijn of van onvoldoende kwaliteit is, het papieren document alsnog bij de behandeling betrokken kan worden.
Resultaten vernietigingsprocedure
De uitvoering van de vernietigingsprocedure leidt tot de volgende resultaten:
De vervangen analoge archiefbescheiden zijn na de afgesproken periode vernietigd.
De vernietiging en daarmee vervanging van de analoge archiefbescheiden is vastgelegd in een verklaring van vervanging en een vernietigingscertificaat conform de eisen uit wet- en regelgeving.
Kwaliteitsprocedure
De uitvoering van de vernietigingsprocedure bevat twee kwaliteitsmaatregelen:
De bewaartijd van 2 maanden creëert ruimte voor eventueel herstel van gemaakte keuzes in eerdere procedurestappen van selectie, scanning en registratie. Ook geeft de periode ruimte de uitzonderingen te detecteren. Voor de opsomming van uitzonderingen wordt verwezen naar hoofdstuk 2.4.
Het opmaken van een Verklaring van vervanging inclusief vernietigingscertificaat.
Risico’s
De uitvoering van de vernietigingsprocedure kan leiden tot de volgende risico’s:
Risico’s
Maatregelen
1.
Medewerkers in de organisatie leveren de analoge interne en verzonden archiefbescheiden niet aan voor opberging in weekdozen
Van de archiefbescheiden die niet aangeboden worden voor de vernietigingsprocedure, accepteert de gemeente het risico. De bescheiden moeten op een later moment worden vernietigd. Creëren van bewustzijn in de organisatie moet het risico verkleinen.
2.
De te vervangen archiefbescheiden worden niet per 2 maanden vernietigd zoals afgesproken.
Controle op de termijn van vernietiging in het kader van het vervangingsproces. Indien de termijn is verstreken, moet vernietiging op een later moment alsnog plaatsvinden.
3.
Aanlevering vernietigingscertificaat
Regelen dat deze wordt verstrekt voor deze specifieke aanleveringen.
Hoofdstuk 4
Artikel 4.2.8
Archivering en vernietiging
Onderdeel van Handboek Vervanging Gemeente Enschede