Bij de gemeente Enschede zijn de meeste uitgaande- en interne documenten ‘born-digital’. Deze worden digitaal aangemaakt en gearchiveerd, waardoor er geen noodzaak is voor vervanging. Deze digital born documenten worden door de behandelaars zelf in het systeem geregistreerd. Indien het digital born document in het kader van digitale duurzaamheid niet voldoet aan de standaarden, wordt het document omgezet naar een ander bestandsformaat dat wel aan deze eisen voldoet.
Indien digital born documenten zijn uitgeprint en er op die geprinte kopie aanvullende informatie staat, moet dit document ook het vervangingsproces ondergaan. De behandelaar heeft in dat geval de verantwoordelijkheid om de documenten ter registratie aan te bieden aan DDC. Zodat het het vervangingsproces doorloopt door bij te scannen of na te scannen via een scanner die aan de eisen van het handboek vervanging voldoet. De digitale reproductie wordt na 4-ogen controle door DDC vervolgens geregistreerd bij het betreffende dossier/zaak. Op deze manier is gewaarborgd dat alle documenten waar eventueel een natte handtekening op is gezet het proces van vervanging doorlopen.
Hoofdstuk 4
Artikel 4.3
Procedure uitgaande en interne documenten
Onderdeel van Handboek Vervanging Gemeente Enschede