Door vervanging van de analoge documenten worden organisaties (de gemeente(n) en ketenorganisaties) afhankelijk van de kwaliteit van de digitale reproductie. Om de kwaliteit van het vervangingsproces en de reproducties te kunnen borgen, zijn toetsing, controle en goede interne kwaliteitsprocedures nodig. Aan de hand hiervan vindt tijdens de uitvoering van het vervangingsproces structureel controle en foutherstel plaats.
Artikel 3 van de Archiefwet 1995 verplicht overheden tot het in goede, geordende en toegankelijke staat houden van archiefbescheiden. Deze verplichting is onverkort van toepassing op reproducties die op grond van een formeel vervangingsbesluit originele archiefbescheiden vervangen. Een vervangende reproductie wordt geacht een ‘juiste en volledige weergave’ te geven van de gegevens uit het origineel, zodat het origineel vernietigd kan worden. Het is dan ook essentieel dat het vervangingsproces voorziet in kwaliteitsbewaking om te voorkomen dat er onbedoeld en onomkeerbaar informatie verloren gaat door fouten. Artikel 26b sub f en h Archiefregeling 2009 schrijven voor dat de zorgdrager in het vervangingsbesluit inzicht geeft: in de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten en in de kwaliteitsprocedures.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies