De uitvoering en kwaliteit van het vervangingsproces wordt onder andere gewaarborgd door een jaarlijkse interne controle. Deze controle zal onderdeel worden van het op te zetten kwaliteitszorgsysteem van de gemeente Enschede. De controle is erop gericht om vast te stellen of het vervangingsproces nog voldoet aan de vastgestelde eisen en of het proces correct wordt uitgevoerd. Deze controle vindt minimaal een keer per jaar plaats en wordt uitgevoerd door de proceseigenaar van het proces waarop vervanging van toepassing is of de proceseigenaar laat de controle door een TIB kwaliteitsmedewerker uitvoeren. Daarnaast vindt een keer per 3 jaar een externe audit plaats van het vervangingsproces. Jaarlijks worden de bevindingen gerapporteerd aan de directie en de gemeentearchivaris.
Tijdens de controle wordt het hele proces nagelopen en nagegaan of de hard- en software nog aan de gestelde wettelijke eisen voldoen. De controle wijst uit of de technische maatregelen om de duurzaamheid van digitale bescheiden te garanderen, zijn beschreven, of de maatregelen zijn geïmplementeerd en of de maatregelen tot het gewenste resultaat leiden. Het gaat hier om een controle op proces, scan- en opslagapparatuur, op instellingen en bestandsformaten.
De uitvoering van deze procedure leidt tot het volgende resultaat:
Het proces wordt goed gevolgd.
Alle pagina’s zijn gescand (met uitzondering van lege pagina's).
Archiefbescheiden zijn correct gescand.
De oorspronkelijke maatvoering en schaal van documenten (waaronder technische tekeningen) kunnen volledig en juist worden gereproduceerd.
De scans zijn niet meer te wijzigen.
Er is geen informatieverlies doordat, indien van toepassing, er in kleur wordt gescand.
Er is sprake van één op één vervanging: het digitale origineel wijkt inhoudelijk niet af van het analoge document.
Pagina’s zijn recht gescand.
Scans zijn gekoppeld aan de juiste registratie.
Scans zijn integer, betrouwbaar, authentiek en actueel.
Scans worden automatisch opgeslagen.
Scans zijn voorzien van de juiste metadata.
Voor de rollen, verantwoordelijkheden en frequenties van de uit te voeren controles in het controleproces wordt verwezen naar Bijlage 2: Verantwoordelijkheden kwaliteitscontroles
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies