Voor het maken van een digitale reproductie wordt gebruik gemaakt van scanners die voldoen aan de gestelde eisen in het handboek vervanging. Alle documenten zullen gescand worden op basis van:
minimaal aantal DPI’s
zwart/wit of grijstinten
PDF/A-2b formaat
Technische specificaties
Technische metadata specificaties
Toelichting DPI’s
- op minimaal 300 Dots Per Inch (DPI), de resolutie waarmee de minimale scherpte van 5 line pairs per millimeter (lp/mm) behaald kan worden. Voor een minimale scherpte van 5 lp/mm wordt gekozen omdat dit garandeert dat bij een reproductie zijn. Er vindt virtual rescan (VRS) plaats bij de scans. De pagina’s worden automatisch rechtgezet. De documenten worden dubbelzijdig gescand, waarbij de lege pagina’s, zwarte randen en perforatiegaten automatisch worden verwijderd. Lege pagina’s met een paginanummer moeten wel meegescand worden.
Toelichting scannen in zwart/wit of grijstinten
Standaard worden de documenten in zwart/wit of grijstinten gescand en niet in kleur. Wel wordt per document de afweging gemaakt door degene die scant of kleur wezenlijk is voor de juistheid en volledigheid van de gegevens van een document. Alleen indien kleur daadwerkelijk iets toevoegt c.q. noodzakelijk is, worden documenten in kleur gescand. Voor de toekomst is het wenselijk om alles in kleur te scannen, om zo de mogelijke foutmarge nihil te maken. Dit is echter afhankelijk van de beschikbaarheid van opslagruimte en performance. Zodra er technisch en functioneel geen belemmeringen meer zijn om alles in kleur te scannen, zal definitief over kunnen worden gegaan op kleurenscans.
Toelichting formaat
Om de duurzaamheid en authenticiteit te garanderen, worden de scans in het DMS/RMA opgeslagen in PDF/A-2b formaat. Hierdoor worden de bestanden opgeslagen in een archiefwaardig en duurzaam formaat.
Toelichting technische specificaties scanapparatuur:
Scansnelheid tot maximaal 55 pagina's per minuut (ppm) in zwart-wit en 35 ppm in kleur
Tot maximaal A0 scannen
Scankwaliteit instelbaar op minimaal 300 dpi
Detectie van dubbele invoer en nietjes
Mogelijkheid van lezen en scannen dubbelzijdig bedrukte pagina’s
Automatisch verwijderen lege pagina’s met uitzondering van genummerde pagina’s
Toelichting technische metadata
De volgende technische metadata wordt meegegeven:
Datum opname
Model scanner
Type scanner
Kleurruimte (bekend zijn RGB en CMYK, wenselijk is ECI-RGBv2);
Sampling rate (300 ppi, pixels per inch)
Lengte en breedte in pixels
Bitdiepte (8 bit voor grijswaarden, 24 bit voor kleur, hoeveelheid helderheidswaarden per pixel);
Kleurprofiel (Adobe RGB of hoger)
Sluitertijd (indien van toepassing).
Diafragma (indien van toepassing).
ISO waarde (indien van toepassing).
Speciale camera of raw conversie instellingen (indien van toepassing).
Zie bijlage 8 voor verdere specificaties van de scanner.
Hoofdstuk 6
Artikel 6.1
Hardware en software en instellingen
Onderdeel van Handboek Vervanging Gemeente Enschede