Informeren
De gemeente informeert de inwoners door, vóórdat de vergunning voor een omvangrijk, risicovol evenement wordt verleend, de aanvraag te publiceren en ter inzage te leggen. Belanghebbenden kunnen hun zienswijze indienen. Nadat de vergunning is verleend, wordt deze opnieuw door de gemeente gepubliceerd. Ook worden door de gemeente verkeersbesluiten bekendgemaakt in De Trompetter. Voor het afsluiten van wegen wordt geen verkeersbesluit genomen. Dit wordt geregeld in de APV-vergunning. Alleen het instellen van parkeerverboden of het instellen van eenrichtingsverkeer wordt een dergelijk besluit genomen. De publicatie is kort en zakelijk.
Daarnaast moet de organisator het evenement bekendmaken aan bewoners en bedrijven die mogelijk hinder ondervinden van het evenement. Dit is een voorwaarde in de evenementenvergunning. De organisator dient:
met een bewonersbrief de direct omwonenden voor het evenement te informeren. In de vergunning staan de voorschriften over het informeren van bewoners. In de brief aan de bewoners staat in elk geval informatie over de aard en duur van het evenement, de eventuele (verkeers)maatregelen, de manier waarop de organisator probeert de overlast te beperken en bij wie men klachten kan indienen. De gemeente zal ook een afschrift ontvangen van deze bewonersbrief;
een advertentie te plaatsen in De Trompetter voor overige belanghebbenden. Een publicatie is bij omvangrijke evenementen altijd noodzakelijk. Bij minder omvangrijke evenementen bekijkt de medewerker Vergunningen of het evenement om bepaalde redenen toch gepubliceerd moet worden. Wanneer de medewerker van mening is dat publicatie in het specifieke geval onnodig is, is de publicatie niet vereist.
Ook is het mogelijk dat in de vergunning verplicht wordt gesteld dat de omwonenden via een informatieavond op de hoogte moeten worden gesteld. Dit wordt door de medewerker Vergunningen bepaald.
Wanneer niet wordt voldaan aan deze voorwaarden dan zullen wij de vergunning alsnog intrekken.
In geval van het informeren over wegafsluitingen gaat het met name om de gebruikers van panden die gelegen zijn in het afgesloten weggedeelte en bedrijven welke direct hinder ondervinden van de wegafsluiting omdat hun bedrijfspand onbereikbaar is tijdens de wegafsluiting.
Tijdelijke maatregelen, zoals wegafzettingen, parkeerverboden of het veranderen van de toegestane rijrichting, dienen door de organisatie 48 uur van tevoren aan belanghebbenden (omwonenden) te worden medegedeeld.
Om de activiteiten van horecaondernemers rondom grotere evenementen, zoals de Kennedymars en de zomerfeesten in Geldrop te coördineren is er een vooroverleg tussen gemeente, politie, horecavereniging en de organisator van het evenement.
Klachten
Bij het plaatsvinden van evenementen wordt nagenoeg altijd enige overlast veroorzaakt. Met name voor omwonenden. Een bepaalde mate van overlast acht de gemeente geoorloofd. Daar tegenover staat immers dat het evenement bijdraagt aan het leefgenot voor de inwoners.
Insteek is dat wij, in samenwerking met de bevolking, van Geldrop-Mierlo een bruisende gemeente willen maken waar organisatoren met plezier een evenement kunnen organiseren.
Ons inziens is een beperkte overlast daarbij onvermijdelijk en acceptabel.
De meeste klachten tijdens een evenement gaan over geluidsoverlast en wegafsluitingen, maar ook klachten over (zwerf)afval, autoverkeer, beschadiging van bodem en groen en wildplassen komen voor.
De klagende burger dient een klacht allereerst kenbaar te maken bij de organisatie van het evenement. Via een bewonersbrief of (een) andere publicatie(s) moet de organisator aangeven dat burgers in eerste instantie bij de organisator terecht kunnen met hun klacht. Pas indien, na herhaaldelijk verzoek, de organisatie van het evenement geen passende actie onderneemt, is het mogelijk contact op te nemen met de gemeente. Klachten omtrent evenementen kunnen worden doorgegeven via het meldpunt van de gemeente dat bereikbaar is via 040-2893900.
De gemeente noteert de klacht en neemt hierover contact op met de organisatie. Klachten worden geregistreerd en betrokken bij de evaluatie van het evenement en de vergunningverlening of ontheffing bij een volgende aanvraag. In een volgend jaar kan de klacht leiden tot aanscherping van de vergunningvoorwaarden voor dat evenement. Ook kan de klacht leiden tot gerichte controles en – mogelijk- maatregelen. Om dit mogelijk te maken zullen klachten gestructureerd moeten worden bijgehouden.
Vaak is het moeilijk tijdens het evenement direct actie te ondernemen. Indien u problemen vooraf kunt inschatten, kunt u daarom beter vooraf uw opmerkingen doorgeven aan de gemeente. Dan kan nog actie worden ondernomen om klachten te voorkomen. Er kan tijdens kantooruren contact opgenomen worden met de afdeling Bestuurszaken en Veiligheid, vergunningverlening, telefoonnummer 040-289 38 42. Ook de politie kan klachten ontvangen. Bij dringende klachten en buiten kantooruren kunt u contact opnemen met de politie.
Het aantal klachten zal aanzienlijk minder zijn als mensen in een vroeg stadium op de hoogte zijn van de plannen en weten wat er gedaan wordt om de overlast te voorkomen. Voor organisatoren is het daarom raadzaam omwonenden en omliggende bedrijven hierover tijdig te informeren. Begrip is altijd de beste weg!
Hoofdstuk 4. › Paragraaf 4.2.
Artikel 4.2.4.
Omwonenden
Onderdeel van Evenementenbeleid Gemeente Geldrop-Mierlo