De commissie vergadert in het openbaar.
De commissie vergadert in beginsel tweewekelijks. De data en tijdstippen van de vergadering worden aan het begin van een kalenderjaar bekend gemaakt op de gemeentelijke website, in een van overheidswege uitgegeven blad, in een dag-, nieuws- of huis-aan-huisblad, dan wel op een andere geëigende wijze.
De agenda van een vergadering is uiterlijk twee dagen voor de datum van de vergadering opvraagbaar bij de secretaris of diens plaatsvervanger(s).
Het College kan, al dan niet op verzoek van de aanvrager of diens vertegenwoordiger, een verzoek doen tot een niet-openbare behandeling. In dat geval dient het College daaraan klemmende redenen op grond van artikel 10 van de Wet openbaarheid bestuur ten grondslag te leggen. De openbaarheid geldt zowel voor de beraadslagingen, als de beoordeling en de advisering.
Een aanvrager of diens vertegenwoordiger krijgt desgewenst de gelegenheid om een toelichting te geven op een plan. De aanvrager of diens vertegenwoordiger wordt hiervoor uitgenodigd door de secretaris, in de vergadering waarin de planbehandeling is voorzien.
Omgekeerd kan een aanvrager of diens vertegenwoordiger op wens van de commissie uitgenodigd worden in de vergadering om een toelichting te geven op een plan, waarvan de planbehandeling in die vergadering is voorzien.
Een plantoelichting duurt in beginsel niet langer dan 20 minuten en betreft het ontwerp alsmede de gemaakte keuzes in relatie tot een goede omgevingskwaliteit.
Over de uit te brengen adviezen wordt niet besloten dan in aanwezigheid van het quorum als bedoeld in artikel 12. Over een advies over een aanvraag om een omgevingsvergunning voor een rijksmonumentenactiviteit met betrekking tot een monument wordt niet besloten dan in aanwezigheid van ten minste twee leden met deskundigheid op het gebied van de monumentenzorg.
Leden die als opdrachtgever, ontwerper of anderszins betrokken zijn bij de uitvoering van een activiteit waarvoor een aanvraag is gedaan waarover de commissie adviseert, onthouden zich van medewerking aan het desbetreffende advies en zijn tijdens de behandeling van en de besluitvorming over het advies niet in de vergadering aanwezig
De voorzitter en leden aanvaarden geen opdrachten voor het verbeteren of uitwerken van een in de commissie te behandelen plan en evenmin over een aan te passen of geheel nieuw te vervaardigen plan.
De geheimhoudingsplicht als bedoeld in artikel 2:5, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht is van toepassing op de commissie en de daarvoor werkzame personen.
Artikel 8.