Veel bestuursbevoegdheden liggen bij het college. Dit betekent niet dat de raad over de uitoefening van deze bevoegdheden niets meer te zeggen heeft. Het college heeft een verantwoordingsplicht. Politieke verantwoordelijkheid en politieke controle sluiten nauw op elkaar aan. Zonder informatie kan het college niet worden gecontroleerd. Voor het uitoefenen van deze taak kan het soms zelfs nodig zijn over gedetailleerde informatie te beschikken. Als invalshoek voor de verdere vormgeving van de actieve informatieplicht wordt daarom de controlerende rol van de raad als uitgangspunt genomen.
De basis voor de controletaak van de raad is de planning- en controlcyclus. Hierin spreekt het college met de raad af welk beleid wordt gevoerd en hoeveel geld daar voor beschikbaar is en rapporteert ze wat er van de plannen terecht is gekomen. Controle-informatie wordt zoveel mogelijk gekoppeld aan de vaste momenten van de jaarrekening en tussentijdse rapportage. Het college rapporteert op deze momenten in ieder geval over:
de actuele financiële situatie van de gemeente;
de financiële en beleidsmatige afwijkingen van vastgestelde beleidsvoornemens;
de voortgang van grote projecten en de risico’s die de gemeente met deze projecten loopt;
In sommige omstandigheden is het niet wenselijk om te wachten met het verstrekken van informatie aan de raad tot de vaste momenten uit de planning- en controlcyclus. Het college informeert de raad in ieder geval tussentijds in/over de volgende gevallen:
Er is een aanzienlijk risico dat een door de raad genomen besluit door het college niet of niet tijdig kan worden uitgevoerd;
Er zijn interne of externe ontwikkelingen die mogelijk een aanzienlijke financiële consequentie voor de gemeente hebben;
Er zijn interne of externe ontwikkelingen die een bestuurlijk risico voor de gemeente vormen doordat:
het een conflict betreft met een andere overheid;
de integriteit van het bestuur mogelijk is/wordt aangetast;
de verwachting is dat maatschappelijke onrust ontstaat.
Er zijn interne of externe ontwikkelingen met aanzienlijke negatieve gevolgen voor door de gemeenteraad geformuleerde beleidsdoelstellingen.
De raad wordt geïnformeerd over ontwikkelingen/problemen zodra deze zich voordoen. Informatie die nog niet compleet is kan later worden aangevuld. Het is in ieder geval niet de bedoeling dat gewacht wordt met het informeren van de raad tot het moment dat het college een oplossing voor een probleem heeft bedacht. Wanneer belangen van derden of de eigen onderhandelingspositie van de gemeente zich verzet tegen het in volle omvang verstrekken van inhoudelijke informatie aan de raad, informeert het college de raad op hoofdlijnen en over het proces. Gedetailleerde inhoudelijke informatie kan zonodig onder geheimhouding worden verstrekt (zie hoofdstuk 4).
Rapportage uitvoering aangenomen moties
De raad neemt jaarlijks tientallen moties aan waarin opdrachten aan het college staan opgenomen. In het bestuursinformatiesysteem staan ze allen opgenomen en zijn ze zichtbaar voor raadsleden. Tweemaal per jaar wordt een overzicht stand van zaken hieruit aangeboden aan de gemeenteraad.
Hoofdstuk 2.
Artikel 2.5
CONTROLERENDE TAAK
Onderdeel van Leidraad informatievoorziening gemeentebestuur Enschede