In Enschede wordt de actieve informatieplicht meestal ingevuld door het college als geheel. De Gemeentewet kent namelijk alleen de collegiale besluitvorming en niet de wethouder als zelfstandig bestuursorgaan. Voor het verstrekken van informatie aan de raad worden de volgende instrumenten gebruikt:
Collegebesluiten in de basisinformatie
Eén van de manieren – de meest voorkomende – om de raad actief te informeren is om (ieder lid van) de raad na een collegevergadering de besluiten (voorzien van publieksvriendelijke samenvattingen), op grond van artikel 60 lid 3 Gemeentewet, van die collegevergadering toe te zenden. Deze informatievertrekking valt binnen het basisinformatiesysteem.
Het college laat de openbaarmaking achterwege voor zover het aangelegenheden betreft ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd of ten aanzien waarvan openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang. De besluiten en bijlagen worden na de collegevergadering gepubliceerd op de gemeentelijke website.
Raadsinformatiebrieven
Als het college de raad kennis wil laten nemen van bepaalde informatie (en in situaties waarin (nog) geen sprake is van een concreet voorstel) wordt daarvoor een brief van het college aan de raad gezonden. In deze brief duidt het college zoveel mogelijk de aanleiding voor de informatie en geeft het college aan ten behoeve van welke taak de raad de informatie ontvangt. Het betreft een brief van het college (vast te stellen in een collegevergadering) aan de raad waarbij bijvoorbeeld informatie wordt gegeven over de uitvoering van een door de raad aangenomen motie of vastgestelde nota of over een majeur probleem dat zich aandient, maar dat nog niet rijp is voor concrete besluitvorming.
Het college informeert de raad met een brief die zelfstandig leesbaar moet zijn, bijlagen worden zoveel mogelijk vermeden. Als sprake is van informatie van enige omvang wordt een samenvatting verstrekt en wordt aangegeven welke onderliggende stukken bestaan en waar deze te vinden zijn. De informatieve brief van het college kan voor de raad aanleiding zijn tot agendering in een commissievergadering en, indien dat gewenst wordt geacht, ook in een raadsvergadering.
Kortom: raadsinformatiebrieven worden niet bij elk collegebesluit gestuurd. De informatiebasis ligt in de besluiten die worden gepubliceerd op enschede.nl. Alleen als extra attentiewaarde aan de orde is, dan wordt een raadsinformatiebrief gestuurd.
Informatieprotocol
Bij (grote) projecten of anderszins, ter beoordeling van de raad, kan de raad, al dan niet op voorstel van of in samenspraak met het college, besluiten hoe de informatievoorziening m.b.t. dat specifieke project van het college aan de raad moet verlopen en hoe de raad de controle uit zal voeren. Daarbij kan de raad ook aangeven welke informatie voor de raad cruciaal is om goed de kaders te kunnen stellen en te controleren. Ook over de status van openbaarheid kan dan een standpunt worden ingenomen.
Checklist voor beoordelen of het gaat om de invulling van de wettelijke actieve inlichtingenplicht (artikel 169 lid 2 Gemeentewet):
Verstrekt door het college
Raadslid en/of raadsleden
Raad en/of raadscommissie
als orgaan
Is dit actief informeren?
Openbaar
X
ja
Openbaar
X
nee
Geheim
X
ja
SAMENSPEL; OVERIGE INSTRUMENTEN VOOR HET VERSTREKKEN VAN INFORMATIE
Los van de actieve of passieve informatie zoals bedoeld in de Gemeentewet, willen we in Enschede een cyclisch beleids-en besluitvormingsproces vol samenspel tussen raadsleden, college en ambtenaren. Daar horen andere vormen van informatievoorziening bij. In onderstaande die mogelijkheden op een rij.
Beeldvormend deel
Ook hier is openbaarheid de regel. Het college kan raadsleden mondeling informeren over een bepaald onderwerp.
Het college kan dit doen op eigen initiatief of op verzoek van een raadscommissie. Het beeldvormende deel van een commissievergadering is hiervoor het meest geschikt. Deze beeldvormende informatie heeft tot doel om het te volgen proces van of de stand van zaken in een besluitvormingstraject of een project inzichtelijk te maken voor de raad. In dat verband is het aan te bevelen om, zeker bij besloten sessies, altijd een feitennotitie aan de raad voor te leggen, die ten grondslag ligt aan het beeldvormende deel. Zo kunnen raadsleden zich beter voorbereiden en de (kaderstellende of controlerende) taak van de raad uitvoeren.
Memo van de portefeuillehouder
Een portefeuillehouder kan, veelal na toezegging in een raadscommissie, een informatiememo naar de raadscommissie sturen.
E-mail verkeer
De laatste jaren is de snelheid van berichtgeving enorm toegenomen en de impact van social media vergroot. Het is aan het college om van geval tot geval te bepalen of het wenselijk is om op een dergelijke ontwikkeling te reageren. De raad wordt in ieder geval per email in kennis gesteld van alle communicatie die vanuit de gemeente in dit soort gevallen wordt verzonden. Het e-mailverkeer wordt beperkt tot vooraankondigingen en verwijzingen. Er volgt op een e-mail (of andere digitale communicatie vorm) altijd een raadsbrief mocht de ernst van de situatie of een raadslid/leden van de raad daarom vragen.
Mededelingen in de commissievergadering
In de commissievergadering heeft de portefeuillehouder de mogelijkheid om korte, bondige mededelingen te doen. Dit kan tijdens het agendapunt “Mededelingen”. Via een mededeling wordt informatie verstrekt en wordt geen besluit of instemming gevraagd van de commissie.
Actualiteitenraad
De actualiteitenraad is een raadsvergadering, bedoeld om politieke actualiteiten te bespreken. Indien een portefeuillehouder de politieke vraag niet zonder bespreking in het college kan beantwoorden, dan wordt het standaard in het college besproken. Dan volgt een brief of bespreking in een stedelijke commissie. Als er nog technische antwoorden worden toegezegd, dan kunnen deze vanuit de ambtelijke organisatie worden gestuurd of mondeling in een afspraak worden gedeeld. Hoewel de actualiteitenraad vooral is bedoeld om actuele politieke vragen te beantwoorden kan het soms ook worden benut om actief inlichtingen te verstrekken door het geven van een mededeling. De status van de actualiteitenraad is geregeld in het Reglement van Orde.
Persberichten
Persberichten zijn op zich geen instrument om de raad te informeren. Het is echter voor raadsleden van belang om te weten welke informatie de pers krijgt. De afspraak is daarom dat alle persberichten aan de raad worden verstrekt op dezelfde dag dat ze naar de pers gaan.
Ambtelijke informatie
Ambtenaren kunnen raadsleden (pro)actief informeren over (een op handen zijn) voorstel. Hierbij wordt technische en openbare informatie gegeven, conform de Verordening ambtelijke bijstand. Dit kan door inloopbijeenkomsten te organiseren en onderling contact te hebben. Maandag Raadsdag is hiervoor uitermate geschikt. Vanuit de griffie is een ondersteunende beslisboom ‘’Verzoek sessie inplannen’’ opgesteld. 4 Zie bijlage 7.2 Beslisboom ‘’Verzoek sessie inplannen’’
Hoofdstuk 2.
Artikel 2.6
INSTRUMENTEN VOOR HET VERSTREKKEN VAN INFORMATIE ALS BEDOELD IN ARTIKEL 169 LID 2 GEMEENTEWET (DE ACTIEVE INLICHTINGENPLICHT)
Onderdeel van Leidraad informatievoorziening gemeentebestuur Enschede