Artikel 6 van het Archiefbesluit 1995 stelt als voorwaarde dat het vervangen met juiste en volledige weergave van de gegevens gebeurt. Ook geeft de zorgdrager volgens artikel 2, eerste lid, aan op welke wijze rekening is gehouden met:
De taak van het overheidsorgaan;
De verhouding van het overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;
De waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed; en
Het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.
Artikel 8 van het Archiefbesluit vereist dat van de vervanging een verklaring op wordt gemaakt, die ten minste een specificatie van de vervangen archiefbescheiden bevat en een verduidelijking op grond waarvan de vervanging is uitgevoerd. De verklaring wordt bewaard in het archief van het overheidsorgaan.
Hoofdstuk 1 › Paragraaf 1.1
Artikel 1.1.1
Archiefbesluit
Onderdeel van Handboek Vervanging documenten (van analoog naar digitaal) DOWR-gemeenten (versie Olst-Wijhe)