Op grond van artikel 26b van de Archiefregeling (2010) geeft de zorgdrager voor zover het archiefbescheiden betreft die volgens de selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, inzicht in ten minste de volgende aspecten:
De reikwijdte van het vervangingsproces, met in elk geval een opgave van de organisatieonderdelen en de categorieën archiefbescheiden waarvoor het vervangingsproces geldt;
De inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de instellingen en de randapparatuur;
Voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen;
De criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur of zwart-wit;
De wijze waarop de reproductie tot stand komt, waarbij aspecten als de bestandsformaten, bewerkingen, metagegevens en gemaakte keuzes t.a.v. verwerking van batch of document;
De inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten;
Het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden;
De kwaliteitsprocedures.
Hoofdstuk 1 › Paragraaf 1.1
Artikel 1.1.2
Archiefregeling
Onderdeel van Handboek Vervanging documenten (van analoog naar digitaal) DOWR-gemeenten (versie Olst-Wijhe)