Het vervangen van analoge uitgaande brieven, besluiten of beschikkingen speelt alleen als de betreffende documenten nog (steeds) voorzien worden van een zgn. ‘natte’ handtekening door de daartoe bevoegde bestuurlijke- of ambtelijke functionaris(sen). Als opgemaakte documenten tijdens het proces worden voorzien van een digitale handtekening, dan wel dat het plaatsen van een handtekening niet nodig wordt geacht, is er sprake van digital born documenten die - als ze op zijn genomen in een zaak- of archiefsysteem - de status van digitale archiefstukken hebben.
In die gevallen dat de opgemaakte documenten na te zijn uitgeprint zijn voorzien van een ‘natte’ handtekening, vinden de bovenvermelde stappen (vanaf stap 3) door de centrale afdeling plaats of vanuit een specifiek proces zoals beschreven onder 5.2.
Hoofdstuk 5 › Paragraaf 5.1
Artikel 5.1.2
Uitgaande stukken
Onderdeel van Handboek Vervanging documenten (van analoog naar digitaal) DOWR-gemeenten (versie Olst-Wijhe)