Het proces van analoge postontvangst door de centrale afdeling, cluster of vakgroep waar ontvangst, scannen, distributie, registratie plaatsvind, wordt uitgevoerd met de hard- en software (de ‘scanstraat’) zoals beschreven onder hoofdstuk 3. Dat omvat in grote lijn de volgende stappen:
Selectie en sorteren van post
Voorbereiden van documenten o.a. wijze van reproductie (per batch of per stuk), ontdoen van bindmiddelen, op volgorde leggen, etc.
Scannen van archiefbescheiden (met eventuele scantemplates t.b.v. invullen gegevens ed.)
Controleren gemaakte scans en herstelactie
Registratie (voorzien van alle vereiste en gewenste metagegevens) en opname in het betreffende zaak- of archiefsysteem. Dit kan een specifieke backoffice applicatie zijn die voldoet aan de gestelde eisen.
Opbergen tijdelijk te bewaren analoge documenten en verwerking van uitzonderingen.
Per stap zijn de taken en werkzaamheden vastgelegd in nadere afspraken of specifieke werkinstructies voor de uitvoerende medewerkers, onder beheer van de verantwoordelijk manager. Deze maken geen deel uit van dit Handboek, maar zijn online beschikbaar (intranet).
Hoofdstuk 5 › Paragraaf 5.1
Artikel 5.1.1
Inkomende post
Onderdeel van Handboek Vervanging documenten (van analoog naar digitaal) DOWR-gemeenten (versie Olst-Wijhe)