Met de besluitvorming (per gemeente) over het retrospectief vervangen van de analoge personeelsdossiers in 2019 is beschreven dat voor een klein percentage van de ‘personele’ of HR-processen nog analoge documenten worden ontvangen of verstuurd. In geval van te verzenden documenten worden deze nog voorzien van een ‘natte’ handtekening als noodzaak voor het waarborgen van de betrouwbaarheid van het verstrekte besluit of bericht.
Zoals al aangegeven in paragraaf 1.2 gelden voor die categorie documenten specifieke verantwoordelijkheden en werkzaamheden. Een en ander is gekoppeld aan het beheer van het systeem waarmee de betreffende processen worden ondersteund en waarin de informatie wordt bewaard. Dit systeem is als een formeel archiveringssysteem aangewezen waarbij is vastgelegd hoe de duurzame toegankelijkheid en de beheeractiviteiten zijn geregeld.
Het is in dit kader - onder verantwoordelijkheid van de betreffende domein/ teammanager – toegestaan de bedoelde documenten te scannen en vervangen via de hieronder vermelde specifieke afspraken met betrekking tot vervangingsproces en de te gebruiken hard - en software (via multifunctionals), maar wel onder de kwaliteitseisen zoals beschreven in hoofdstuk 4.
Degene die (per gemeente, per proces) scant volgt de volgende stappen:
Scan de aangeleverde documenten
Maak daarvoor gebruik van een multifunctional
Stel de software zodanig in dat voldaan wordt aan de vereisten in hoofdstuk 4.
Controleer de kwaliteit
Vergelijk de scans met het origineel; via het ‘4-ogen principe’ zoals vermeld in 6.1.
Scan opnieuw bij onvoldoende kwaliteit
Biedt (door de zaakbehandelaar of ondersteunende medewerkers) de digitale documenten aan t.b.v. archivering
Verzend het gemaakte digitale document naar de personeel- en salarisadministratie (PSA) Raalte per mail
Verzend het analoge document als origineel naar betreffende adressant. Verzend een analoge kopie aan de PSA.
Opname in het systeem (door de PSA)
Controleer op kwaliteit van de digitale documenten (zie ook Hoofdstuk 6)
Neem de digitale documenten op in de betreffende digitale personeelsdossiers
Registreer de vereiste en gewenste metagegevens
Periodieke vervanging en vernietiging van de analoge documenten (door de PSA)
Verzamel de analoge documenten chronologisch
Vernietig de verzamelde documenten (per periode) volgens de bestaande procedures in Raalte
Voor wat betreft de monitoring op kwaliteit en beheer van informatie, en ook de regie op vernietiging of overbrenging is het Kwaliteitsplan Informatiebeheer (DOWR-gemeenten) zoals per gemeente bestuurlijk vastgesteld van toepassing.
Hoofdstuk 5 › Paragraaf 5.2
Artikel 5.2.1
Processen personeelsaangelegenheden specifiek
Onderdeel van Handboek Vervanging documenten (van analoog naar digitaal) DOWR-gemeenten (versie Olst-Wijhe)