Met betrekking tot het proces van betaalbaarstelling van inkomende rekeningen en facturen worden er nog analoge facturen ingediend. In die gevallen worden deze gescand en opgenomen in het betreffende afhandel proces binnen het financiële systeem. De papieren documenten worden vervolgens bewaard tot en met het vaststellen van de jaarrekening over dat jaar.
Het is in dit kader - onder verantwoordelijkheid van de betreffende domein/ teammanager – toegestaan de bedoelde documenten te scannen en vervangen via de hieronder vermelde specifieke afspraken met betrekking tot vervangingsproces en de te gebruiken hard - en software, maar wel onder de kwaliteitseisen zoals beschreven in hoofdstuk 4.
De daartoe aangewezen medewerkers van de Financiële Administratie (FA) volgen de volgende stappen:
Scan de ontvangen inkoopfacturen
Per gemeente; maak verschillende batches aan per gemeente
Maak gebruik van de scanner op de afdeling
Scan in zwart-wit ter voorkoming van te grote bestanden
Facturen die dubbelzijdig zijn bedrukt worden in een aparte batchclass gescand
Controleer en valideer de kwaliteit t.b.v. het herkennen van de informatie
Vergelijk de scans met het origineel; via het ‘4-ogen principe’ zoals vermeld in 6.1.
Is de kwaliteit niet voldoende scan dan op een hogere dpi, of in kleur
Blijft de kwaliteit slecht, scan dan op de multifunctional; deze scan wordt dan via de email importer naar het OCR-proces gezet
De belangrijkste informatie wordt automatisch ingevuld (OCR)
Aanvullende informatie wordt handmatig toegevoegd
Check op volledigheid (aantal pagina’s) en/of leesbaarheid; vervang zo nodig de betreffende pagina’s. Sluit de batch
Opname in het financiële systeem
De inkoopfacturen staan na het sluiten van de batch op de V-schijf
Start handmatig (vanuit het financiële systeem) de import op van de op de schijf geplaatste bestanden
Beoordeling, afhandeling, goedkeuring en verwerking van de gegevens vindt plaats
Berg na het scannen de analoge inkoopfacturen op datum op in de daarvoor bestemde archiefdozen. Na goedkeuring van de jaarrekening van het betreffende jaar, worden deze afgevoerd voor vernietiging (waarmee de vervanging is gerealiseerd).
Hoofdstuk 5 › Paragraaf 5.2
Artikel 5.2.2
Processen financiële administratie specifiek
Onderdeel van Handboek Vervanging documenten (van analoog naar digitaal) DOWR-gemeenten (versie Olst-Wijhe)