Bij retrospectieve vervanging is er sprake van het scannen van al gevormde dossiers en gearchiveerde documenten, waarbij er veelal sprake zal zijn van een projectmatige aanpak met een opdrachtgever en opdrachtnemer. Onder verantwoordelijkheid van de opdrachtgever (in de meeste gevallen de voor het proces verantwoordelijk team- of domeinmanager) zullen afspraken, processen en werkzaamheden moeten worden beschreven, en de mate waarin de eisen uit dit Handboek van toepassing zijn. Door of namens het college vindt daarover besluitvorming plaats. De Verklaring van Vervanging zal daarbij door de opdrachtgever worden ondertekend.
Het proces van scannen en de achtereenvolgens te zetten stappen om tot vervanging te komen zijn hetzelfde als onder 5.1.1 of 5.2.1., waarbij een nadere specificatie van de uitvoerenden, de gebruikte hard- en software en mogelijke bijzonderheden over de instellingen van de software zullen moeten worden beschreven in – of bij het vervangingsbesluit.
Hoofdstuk 5 › Paragraaf 5.2
Artikel 5.2.4
Het proces in geval van retrospectieve vervanging
Onderdeel van Handboek Vervanging documenten (van analoog naar digitaal) DOWR-gemeenten (versie Olst-Wijhe)