Rechtmatigheid
Wij gaan uit van de geldende wet- en regelgeving voor de verwerking van persoonsgegevens en hanteren de Avg en de Uavg als basis. Voor een verwerking van persoonsgegevens hebben wij altijd een geldige grondslag. Deze grondslag stellen wij vast voorafgaand aan de eerste verwerking van persoonsgegevens. De rechtmatigheid van de grondslag wordt getoetst.
Als wij persoonsgegevens vaker gebruiken, intern of extern verstrekken, delen of uitwisselen dan is het doel daarvan verenigbaar met de oorspronkelijke verzameldoeleinden (doelbinding). Het belang van doelbinding wordt zeker zo belangrijk als het om politiegegevens gaat. Als blijkt dat het niet verenigbaar is dan wordt gekeken naar een rechtmatige grondslag. De privacy officer ondersteunt de organisatie daarbij. De FG adviseert en toetst.
Wij leggen alleen persoonsgegevens vast als dit noodzakelijk is voor het specifieke doel van de verwerking (het noodzakelijkheidsvereiste). Het kan zijn dat de wet het ons verplicht of om de belangen van betrokkenen te beschermen. Diverse gemeentelijke taken (algemeen belang/openbaar gezag) vereisen het gebruik van persoonsgegevens. In deze gevallen is het doel in de wet vastgelegd. In het verwerkingsregister wordt per verwerking concreet gemaakt op basis van welke grondslag en met welk doel verwerking van persoonsgegevens gerechtvaardigd is.
Bij de verwerking van persoonsgegevens wordt rekening gehouden met de beginselen van ‘proportionaliteit’ en ‘subsidiariteit’. Wij vragen slechts díe persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om het beoogde doel te bereiken (proportionaliteit). Daarbij gebruiken wij altijd de methode die de minste inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen (subsidiariteit).
Behoorlijkheid
Wij hanteren het principe van ‘minimale gegevensverwerking’, ofwel ‘dataminimalisatie’. Dat betekent dat er geen overbodige persoonsgegevens worden gevraagd voor het vastgestelde doel. Wij richten onze systemen en processen zodanig in dat niet te veel persoonsgegevens worden gevraagd. Het toepassen van ‘dataminimalisatie’ maakt deel uit van een continu proces van bewustwordingsacties.
Wij hanteren het beginsel van ‘éénmalige vastlegging, meervoudig gebruik’: persoonsgegevens die bekend zijn worden in principe niet opnieuw gevraagd. Wij maken zo veel mogelijk gebruik van brongegevens zoals die zijn opgenomen in het stelsel van basisregistraties. Dit is slechts mogelijk als er een wettelijke grondslag en een verenigbaar doel is.
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is. De noodzakelijkheid is voor ons altijd gerelateerd aan het doeleinde waarvoor de betreffende persoonsgegevens zijn verzameld. Vaak is de gemeente gebonden aan archiefwettelijke bewaartermijnen. Wanneer de Archiefwet hier niet in voorziet staan de bewaartermijnen beschreven in het verwerkingsregister.
De gemeente Zundert bewaart persoonsgegevens in overeenstemming met de “Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020”.
Persoonsgegevens worden vertrouwelijk behandeld. Het gemeentelijk autorisatiebeleid borgt dat functionarissen alleen toegang krijgen tot persoonsgegevens als zij hier een functioneel doel voor hebben en dit voor de directe taakuitvoering noodzakelijk is.
Met externen, samenwerkingspartners, verwerkers en leveranciers maken wij schriftelijke privacyafspraken, vastgelegd in overeenkomsten en convenanten.
Persoonsgegevens worden goed beveiligd opgeslagen zodat ze adequaat zijn beschermd tegen misbruik, verlies, onbevoegde toegang en bewerking. De Baseline informatiebeveiliging overheid (BIO) is daarvoor het gehanteerde normenkader. Door gebruik te maken van ‘privacy door ontwerp’ (privacy by design) wordt al tijdens de ontwikkeling van producten en diensten (zoals informatiesystemen) aandacht geschonken aan privacyverhogende maatregelen.
Het is voor zowel de gemeente Zundert en haar (keten)partners als voor de burgers van belang dat persoonsgegevens actueel en correct zijn.
Transparantie
Iedereen heeft het recht om te vernemen welke persoonsgegevens de gemeente Zundert over hem/haar heeft verzameld en waarvoor deze worden gebruikt. Dit gebeurt onder meer door onze privacyverklaring op de website. Verder wordt per nieuwe verwerking van persoonsgegevens bekeken hoe de betrokkenen op een passende wijze geïnformeerd kunnen worden. Wij voldoen aan de informatieplicht onder de Avg.
Burgers hebben de mogelijkheid om te vragen waarom en welke persoonsgegevens wij van hen verwerken, het recht van inzage. Wij verstrekken de gevraagde informatie binnen de gestelde termijn, tenzij de wet anders aangeeft. Verder kunnen burgers om verbetering, aanvulling of verwijdering van persoonsgegevens verzoeken, zie ook artikel 19. Deze verzoeken worden gehonoreerd, tenzij ook hier weer de wet anders heeft bepaald.
Om recht te doen aan verzoeken van betrokkenen hebben wij een ‘interne procedure rechten van betrokkenen’ vastgesteld. Hierin is beschreven hoe verzoeken van betrokkenen door ons worden afgehandeld en wie daarbij welke taken en verantwoordelijkheden heeft.
Wij zijn transparant over het type persoonsgegevens dat wij voor een specifiek doel met anderen delen. Daarbij kan het zijn dat er een uitzondering is wanneer er belangen zijn, genoemd in wet- of regelgeving, die zich daartegen verzetten. Het type persoonsgegeven wordt bijgehouden in het verwerkingsregister en is opvraagbaar.
Wij zijn open en transparant over hoe wij met persoonsgegevens omgaan.
Hoofdstuk 1
Artikel 7
Uitgangspunten uit het privacybeleid
Onderdeel van Privacyreglement gemeente Zundert 2023-2026