De gemeente Zundert heeft een verwerkingsregister, een overzicht van alle verwerkingen van persoonsgegevens die binnen de organisatie plaatsvinden en waarvoor de gemeente verwerkingsverantwoordelijk is. Het register is vormvrij. Zundert maakt voor het verwerkingsregister gebruik van een privacy managementsysteem (PMS). Het register is een middel om aantoonbaar te maken hoe de gemeente omgaat met persoonsgegevens. In het verwerkingsregister worden onder meer de volgende beschrijvende gegevens opgenomen:
Naam en contactgegevens van de FG en eventuele andere organisaties waarmee de gemeente Zundert gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijk is (verplicht);
Het verwerkingsverantwoordelijke bestuursorgaan (verplicht);
Doelstelling van de verwerking van persoonsgegevens (verplicht);
Wettelijke grondslag voor de verwerking (verplicht);
De categorieën betrokkenen;
De categorieën persoonsgegevens die verwerkt worden (verplicht);
De ontvangers, met wie persoonsgegevens uitgewisseld worden (verplicht);
Of een verwerking ook in derde landen plaatsvindt (verplicht);
De getroffen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen (verplicht);
De ingeschakelde verwerkers en afgesloten verwerkersovereenkomsten;
De applicaties en informatiesystemen die bij de verwerking ingezet worden;
De herkomst van de persoonsgegevens die verwerkt worden;
Hoe aan de informatieplicht is voldaan;
De uitgevoerde risicoanalyses informatiebeveiliging en privacy.
De privacy officer beheert en onderhoudt het verwerkingsregister en de interne procedure. De FG controleert of het register juist volledig en actueel is. Uit oogpunt van transparantie wordt er toegewerkt naar het publiceren van een openbare samenvatting van het verwerkingsregister op de website met een periodieke update.
Hoofdstuk 1
Artikel 8
Het verwerkingsregister
Onderdeel van Privacyreglement gemeente Zundert 2023-2026