De gemeentesecretaris is belast met het beheer van de archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
De gemeentesecretaris draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat zijn, of worden gebracht, en dat de ordening ervan geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, als bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling.
De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat het informatiebeheer zodanig wordt ingericht dat op grond van de bewijswaarde van archiefbescheiden en informatie te allen tijde de rechtspositie van de gemeente en haar bestuursorganen, andere overheden, personen, bedrijven en andere organisaties kan worden vastgesteld.
De inrichting van het informatiebeheer omvat tenminste:
de organisatie van het informatiebeheer;
de (onder)mandatering van bevoegdheden aan functionarissen;
het beleggen van verantwoordelijkheden voor de uitvoering van informatiebeheertaken bij functionarissen;
procedures voor het beheer van informatie waardoor de ordening en toegankelijkheid, de authenticatie, de duurzaamheid en de beveiliging van informatie worden gewaarborgd;
het aanwijzen van een archiefruimte, voor zowel analoge als digitale archiefbescheiden;
het opzetten en bijhouden van een systematisch overzicht van de informatie binnen de organisatie op basis en met behulp van een vast te stellen schema van metagegevens, met een beschrijving van die informatie, de vindplaats, de relatie met de werkprocessen waarop zij betrekking heeft, de onderlinge relatie of relaties, de status, de bewaartermijn van de informatie, en de applicaties waarin de informatie wordt beheerd;
het bijhouden van een overzicht van knelpunten en van een plan van aanpak voor het treffen van verbetermaatregelen.
De gemeentesecretaris zorgt ervoor dat de taken op het gebied van het informatiebeheer in onderlinge samenhang worden uitgevoerd door de daartoe aan te wijzen medewerkers.
De gemeentesecretaris zorgt voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van archiefbescheiden die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
De gemeentesecretaris zorgt voor voldoende afscherming van archiefbescheiden zodat enkel degene die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid inzage hebben, ofwel na toestemming van het afdelingshoofd van het betreffende archiefvormend onderdeel.
Hoofdstuk II
Artikel 5
Verantwoordelijkheid voor het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden
Onderdeel van Besluit informatiebeheer gemeente Kampen 2023