De burgemeester baseert de woonoverlast en de mogelijk inzet van een gedragsmaatregel op een gedocumenteerd dossier. Het dossier beargumenteert de noodzaak van het opleggen van een gedragsaanwijzing boven andere interventiemogelijkheden. Het dossier dat ten grondslag ligt aan de gedragsaanwijzing kan, voor zover relevant in de specifieke casus, bevatten:
waarschuwingsbrieven die door één of meerdere ketenpartners naar de overlastgever(s) is verstuurd;
overige correspondentie tussen de ketenpartner(s) en de overlastgever(s);
correspondentie tussen ketenpartner(s) en omwonenden;
verklaringen van tenminste 25% van de buurtbewoners, waaronder klachtenformulieren, brieven, e-mails en logboeken;
verklaringen van medewerkers van de verhuurder (woningbouw of particulier) of vereniging van eigenaren;
verklaringen van de wijkagent;
sfeerrapportages, processen-verbaal of mutatierapporten van politieambtenaren;
verklaringen of rapporten van gemeenteambtenaren;
foto’s, videomateriaal, geluidsopnames of de uitkomsten van bepaalde metingen;
brieven van hulpverlenende instanties, zoals GGZ, GGD, maatschappelijk werk en verslavingszorg, met inachtneming van privacy- wetgeving;
besluiten van bestuursorganen in verband met het sluiten van een woning of het toepassen van bestuursdwang;
informatie over de reeds genomen maatregelen en/of gevoerde procedures, denk hierbij aan de uitkomsten van een buurtbemiddelingsgesprek of mediationtraject, (vrijwillige) gedragsaanwijzing vanuit het huurrecht, een vonnis van de rechtbank of een laatste-kans-overeenkomst.