De praktijk van de afgelopen twee jaar laat ook zien dat het proces op enkele onderdelen nog verder geconcretiseerd en uitgewerkt kan worden (schuin gearceerd weergegeven inclusief reden):
Voor grote strategische projecten en grondexploitaties dient een afzonderlijke risicoanalyse c.q. gevoeligheidsanalyse te worden opgesteld. De risico’s worden voortschrijdend voor een periode van vier jaar in de weerstandsbehoefte meegenomen. Dergelijke ingrijpende projecten moeten afzonderlijk in cyclische rapportages worden toegelicht.
Reden: deze “specials” verdienen extra aandacht omdat de mogelijke impact van risico’s bij dergelijke projecten veel groter is.
Privacygevoelige informatie in risico’s wordt geanonimiseerd en in algemene zin beschreven. De als vertrouwelijk aangewezen risico’s worden niet in het risicoprofiel opgenomen en onder geheimhouding met de gemeenteraad gedeeld.
Reden: in verband met privacyregels worden risico’s anoniem opgenomen. Vertrouwelijke risico’s worden niet in het risicoprofiel opgenomen om te voorkomen dat de positie van de gemeente geschaad wordt.
Ook risico’s met niet-financiële gevolgen of kansen (opportunity’s) worden geïnventariseerd en vastgelegd in de NARIS-applicatie. Beiden tellen niet mee bij de bepaling van het benodigde weerstandsvermogen.
Reden: niet bij alle risico’s die daadwerkelijk optreden is sprake van nadelige financiële gevolgen. In eerste instantie kan er alleen sprake zijn van vertraging, minder kwaliteit, imagoschade e.d.. Alhoewel dergelijke risico’s op de lange termijn ook financiële schade zullen opleveren, tellen ze echter nog niet mee bij de bepaling van de benodigde weerstandsbehoefte. Hetzelfde geldt ook voor mogelijke kansen of opportunity’s.
Vanuit het voorzichtigheidsprincipe is het niet toegestaan om met dergelijke mogelijk optredende voordelen rekening te houden. Voordelen mogen uitsluitend ingeboekt worden wanneer deze daadwerkelijk zijn gerealiseerd. Dan spreken we over een “meevaller”. Het is natuurlijk wel van belang om niet alleen zicht op risico’s maar juist ook op mogelijke kansen te hebben.
Elk financieel risico wordt gekwantificeerd. Onderliggende berekeningen en onderbouwingen worden vastgelegd in de aangeschafte applicatie. Financiële risico’s lager dan € 50.000 worden geaccepteerd; mochten deze risico’s toch daadwerkelijk optreden, dan komen deze ten laste van de exploitatie.
Reden: een verdere inkadering is gewenst. Focus komt dan te liggen bij de risico’s met een hoge verwachte impact en een hoge mate van waarschijnlijkheid van optreden. Door mogelijk impact en waarschijnlijkheid van optreden zo goed mogelijk te bepalen, kan er ook een betere prioritering worden aangebracht. Anders zijn er simpelweg teveel risico’s om optimaal te beheersen.
Financiële risico’s met een waarschijnlijkheidspercentage van 90% of meer zijn geen risico maar een werkelijkheid en worden als nadeel meegenomen ten laste van de exploitatie. Bij een risico met een waarschijnlijkheidspercentage van 75% of hoger wordt eerst overwogen of vorming van een voorziening aan de orde kan zijn.
Reden: een risico met een 90% of hogere waarschijnlijkheid van optreden komt vrijwel zeker voor en is daarmee niet echt een risico maar min of meer een zekerheid. Een zekerheid moet direct opgevangen worden. In de praktijk is voor een dergelijk risico een voorziening gevormd; is deze niet voorhanden dan komt dit nadeel direct ten laste van de exploitatie. Bij een risico met een waarschijnlijkheidspercentage vanaf 75% wordt eerst overwogen of vorming van een voorziening aan de orde kan zijn. Het is dan wel nodig dat het risico goed te kwantificeren is, anders is het vormen van een voorziening niet mogelijk.
In het risicoprofiel wordt standaard een post onvoorzien van € 1 miljoen netto opgenomen.
Reden: voor risico’s met een geringe verwachte impact (onder de € 50.000) en niet voorziene risico’s wordt voorzichtigheidshalve een risico van € 1 miljoen netto opgenomen.
Voor financiële risico’s met een structureel karakter wordt in beginsel een buffer opgenomen van 200% van het jaarrisico. Dit vanuit het uitgangspunt dat een dergelijk risico in een periode van 4 jaar stapsgewijs wordt afgebouwd: van 100% in het eerste jaar, 67% in het tweede jaar, 33% in het derde jaar en 0% in het vierde jaar. Van dit beginsel wordt afgeweken bij structurele risico’s waarbij beargumenteerd bepaald kan worden dat een andere of geen verhogende opslagfactor aan de orde is. Bij risico’s op grondexploitaties wordt ook geen opslagfactor toegepast.
Reden: Risico’s met structurele gevolgen moeten in drie jaar nadat zij zich gemanifesteerd hebben, zijn geminimaliseerd of zijn opgevangen binnen de exploitatie. In de eerste jaar telt het risico voor 100% mee, in het tweede jaar voor 67% en in het derde jaar voor 33%. Daarna, in het vierde jaar, moeten de gevolgen volledig zijn opgevangen binnen de exploitatie of door getroffen maatregelen zijn teruggebracht tot nihil. De percentages opgeteld geeft een uitkomst van 200% ofwel een factor 2 van het jaarbedrag. Van dit beginsel kan worden afgeweken bij structureel financiële risico’s waarbij een beargumenteerde afweging gemaakt kan worden of er een verhogende factor aan de orde is en hoe hoog die is. Bepalend hierbij is onder andere de tijd die nodig is om het risico te beheersen.
Ook bij grondexploitaties wordt geen verhogende factor toegepast, omdat hier het onderscheid tussen risico’s met een incidenteel en structureel karakter ontbreekt.
De uit de frauderisico-analyse naar voren komende risico’s worden als een totaal in het ricicoprofiel opgenomen.
Reden: Fraude is iedere opzettelijke handeling – of het nalaten te handelen – met de bedoeling de ander te misleiden, met als gevolg dat die ander schade leidt en/of de fraudeur voordeel heeft. Bij fraude bevoordeelt iemand zichzelf en/of een ander (persoon of organisatie) en wordt er misbruik van vertrouwen gemaakt. Gelet op het bijzondere karakter is er een afzonderlijke frauderisico-analyse voor 2022 opgesteld. Deze analyse die door het college van B&W wordt vastgesteld, is ter informatie als bijlage bij deze nota gevoegd. Beheersing van frauderisico’s en de preventie maken namelijk integraal onderdeel uit van het risicomanagement. Het totale restrisico, zoals dat uit de frauderisico-analyse naar voren komt, maakt onderdeel uit van het totale risicoprofiel.
Om de financiële schade op te vangen van niet beïnvloedbare externe ontwikkelingen (klimaatverandering, economische recessie, vergrijzing, stikstofproblematiek, pandemie e.d.) en “zwarte zwanen” wordt een buffer gerealiseerd door een weerstandsratio van 2,5 als norm te hanteren met een onder- en bovengrenns van respectievelijk 1,5 en 3,5.
Reden: verschillende door gemeente niet te beinvloeden externe ontwikkelingen (klimaatverandering, vergrijzing, energiecrisis als gevolg van de oorlog in Oekraïne, de coronapandemie, de verslechterde economische situatie e.d.) en zogenaamde “zwarte zwanen” kunnen een aanzienlijke financiële impact hebben waarvan de omvang niet te bepalen valt.
De “zwarte zwaan” is bedacht als metafoor voor wat niet zeker is en ook niet kunnen weten. Het gaat hier dan om gebeurtenissen die niemand kent en niemand ziet aankomen. De coranacrisis is hier een mooi voorbeeld van. Zwarte zwanen worden ook wel de onbekende onbekenden genoemd.
In het Coalitieakkoord 2022-2026 is een weerstandsratio van 2,5 als norm opgenomen. Hiermee wordt een buffer gerealiseerd om de mogelijk aanzienlijke financiële schade van deze externe ontwikkelingen en zwarte zwanen te beperken. In deze nota wordt voorgesteld om aan deze streefnorm van 2,5 ook een ondergrens van 1,5 en een bovengrens van 3,5 te koppelen.
Hoofdstuk 3. › Paragraaf 3.2
Artikel 3.2.2
Het proces: nadere concretisering
Onderdeel van Nota Risicomanagement en weerstandsvermogen Vijfheerenlanden 2023-2026