Hoewel sinds 2018 al wat verbeteringen zichtbaar zijn, verdienen een aantal zaken een extra impuls.
1. De Gemeentewet kent maar één smaak: geheim
Formeel kent de Gemeentewet twee mogelijkheden: openbaar of geheim. Andere wetten spreken over vertrouwelijk. De dreiging van strafrechtelijke vervolging is bij het naar buiten brengen van vertrouwelijke informatie veelal niet van toepassing. Indien wel vertrouwelijk wordt gebruikt en bv geheimhouding werd bedoeld, is dat zuur voor degene die aan de geheimhouding was gehouden.
Afspraak: Om verwarring te voorkomen, gebruikt het college voor documenten die aan de raad of commissies worden overlegd en die niet openbaar mogen worden gelet op een belang uit artikel 5.1 Woo, de term ‘geheim’.
Bespreking van geheime stukken in het kader van informatievoorziening, beeldvorming of besluitvorming wordt gedaan tijdens commissie 3 Denk hierbij ook aan het presidium of het seniorenconvent. of raadsvergaderingen zodat de bepalingen uit de Gemeentewet en het Reglement van orde kunnen worden nageleefd.
De term vertrouwelijk wordt niet meer gebruikt in de aanbieding van documenten door het college aan de raad of commissies.
In de praktijk kan het wel voorkomen dat mondeling of schriftelijke informatie wordt gedeeld over stukken die (nog) niet in de openbaarheid mogen komen. Dan wordt een beroep gedaan op artikel 2:5 Awb en de zorgvuldige omgang met die informatie op grond van de Gedragscode integriteit raadsleden. Het is van belang dat steeds duidelijk is welke status de informatie heeft.
2. De kenbaarheid (wettelijke grondslag) en motivering van de redenen voor het opleggen van geheimhouding
Het is in het belang van een openbaar en transparant bestuur dat geheimhouding niet lichtvaardig wordt opgelegd. Een enkele verwijzing naar het belang uit artikel 5.1 Woo is niet voldoende reden tot geheimhouding.
Voor diegenen aan wie geheimhouding wordt opgelegd, moet het kenbaar zijn waarom een document geheim dient te blijven.
Afspraak: Het college vermeldt zowel de wettelijke grondslag als de inhoudelijke motivering voor de geheimhouding op de stukken die hij als geheim aan de raad aanbiedt.
3. Voorkeursregel: hoofddocumenten openbaar, bijlagen geheim
Gestreefd dient te worden naar het zoveel mogelijk scheiden van de openbare informatie in het hoofddocument en de geheime informatie in bijlage(n).
Afspraak: Bij omvangrijke documenten geldt de voorkeursregel dat het hoofddocument openbaar wordt en de geheime informatie in bijlage(n) bij het hoofddocument wordt vastgelegd. En hierbij ook het liefst werken met passages zodat zoveel mogelijk in de openbaarheid komt.
4. Herkenbaarheid geheime documenten
Geheime documenten moeten als zodanig duidelijk herkenbaar zijn. De Gemeentewet schrijft voor dat op de documenten melding wordt gemaakt van het geheime karakter. Een vermelding op het stuk is echter geen harde voorwaarde om de geheimhouding te doen gelden.
Afspraak: Iedere pagina van een geheim document wordt door het college voorzien van de aanduiding ‘geheim’ in kapitalen en 18 punts-lettergrootte. Ook via de digitale weg moeten waarborgen voor geheimhouding worden ingebouwd.
5. Beschikbaarheid geheime stukken voor de raadsleden; fysiek
De geheime stukken worden voor een bepaalde periode ter inzage gelegd in het betreffende kastje bij de griffie. Indien het stukken betreft die aan de raad worden aangeboden, blijven deze in het kastje totdat de raad de geheimhouding opheft of de functionaliteit van die passieve terinzagelegging door de tijd is verlopen.
Afspraak: De raadsgriffie bewaakt dat geheime stukken ter inzage liggen in het betreffende kastje bij de griffie.
De griffie ziet ook toe op de functionele termijnen van bewaring in dat kastje en op het feit dat het maken van kopieën verboden is.
6. Het geheimhoudingsregister is actueel en raadpleegbaar
Voor raadsleden en inwoners maken we inzichtelijk welke besluiten tot geheimhouding zijn genomen. Door te werken met een openbaar register is de raad niet langer afhankelijk van de informatievoorziening van het college en de burgemeester, maar hebben raadsleden zelf zicht op de stukken waar geheimhouding op is opgelegd. In het overzicht staat bij elk stuk ook de expiratie- en evaluatiedata waarop de geheimhouding wordt opgeheven dan wel opnieuw beoordeeld.
7. Mondelinge informatie
Wij definiëren hoe we met mondelinge informatie omgaan.
Embargo (uitgesteld openbaar)
Definitie uit de Van Dale: Onder embargo wordt verstaan het verbod om tot een bepaalde datum te publiceren uit gegeven informatie. De raadsleden kunnen onder embargo kennisnemen van mondelinge informatie van het college. Hiervan kan gebruik worden gemaakt in situaties waarin het college bepaalde informatie allereerst aan de Raad of aan een raadscommissie wil verstrekken, voordat de informatie algemeen bekend wordt. In een dergelijke situatie kan afgesproken worden dat de leden zich aan een embargo houden, dat per definitie kortdurend en tijdelijk is. Het opleggen van geheimhouding is niet noodzakelijk.
Geheim
Indien echter wel geheimhouding wordt gewenst op mondeling ingebrachte informatie, dan gebeurt dat tijdens de betreffende vergadering. In die vergadering achter gesloten deuren wordt deze geheimhouding aan het begin van de vergadering opgelegd, zodat het collegelid de zekerheid van de geheimhouding heeft voordat hij de informatie inbrengt.
Altijd een verslag
Er wordt altijd van een vergadering met gesloten deuren een afzonderlijk (audio)verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de raad anders beslist. Zodra geheimhouding geldt voor uitsluitend mondeling gewisselde informatie, is een verslag het enige middel om achteraf openbaarheid te kunnen verstrekken.
Woo is van toepassing bij opleggen geheimhouding mondelinge informatie
Bij het opleggen van de geheimhouding dient het college één van de gronden van artikel 5.1 Woo in te roepen en aan te geven waarom daarvan sprake is.
Overleg raadsleden, fractievertegenwoordigers en onderling
Raadsleden mogen onderling over informatie praten waarop geheimhouding is opgelegd. Voorwaarde is wel dat ze actief raadslid zijn. Met een voormalig raadslid mag niet over die informatie worden gesproken.
Fractievertegenwoordigers mogen met raadsleden over geheime informatie praten, wanneer zij op grond van hun benoeming in de commissie kennis hebben genomen of hadden kunnen nemen van die informatie. En vice versa.
Raadsleden en fractievertegenwoordigers mogen buiten de vergadering niet met anderen over die geheime informatie praten, zoals fractiemedewerkers, partijgenoten of deskundigen. Uitzondering daarop is als die derde een eigen inlichtingenrecht heeft, zoals medewerkers van de rekenkamer.
8. Geheimhouding is altijd tijdelijk
De wet kent enkele specifieke categorieën waarin geheimhouding aan een wettelijke termijn is gebonden, met als voorbeeld de archiefstukken van een vertrouwenscommissie (deze blijven voor 75 jaar geheim).
Het spreekt voor zich dat in alle andere gevallen geheimhouding aan (veel) kortere termijnen moet worden gekoppeld vanuit de basis van openbaarheid.
Afspraak: De bestuursorganen van de gemeente Enschede dienen bij besluit tot geheimhouding altijd concreet te bepalen op welke informatie de geheimhouding betrekking heeft en waar mogelijk dient een concrete termijn (expiratiedatum) te worden aangegeven tot wanneer een document geheim blijft. Het bestuursorgaan dat de geheimhouding oplegt zal een lijst bijhouden.
Voorstellen tot opheffing moeten tenminste tweejaarlijks worden aangeboden aan het bestuursorgaan dat geheimhouding heeft opgelegd dan wel heeft ontvangen. De jurist bij de Concernstaf bewaakt de kwaliteit van het geheimhoudingsregister (deel collegewerk en deel griffie) en is verantwoordelijk voor het voorstel tot opheffing van geheimhouding. Dat laatste na consultatie van de indieners.
Indien het om geheimhoudingen van de raad gaat, zal hierover ofwel in een besloten vergadering worden besloten dan wel via een hamerstuk. De behandeling van dit voorstel nemen wij op in de jaaragenda van de raad.
Op deze wijze wordt gegarandeerd dat informatie waarop de raad geheimhouding heeft gevestigd, deze geheimhouding wordt heroverwogen.
Relatie Archiefwet
De Archiefwet maakt geen onderscheid in het archiveren van documenten4 Archiefbescheiden” volgens de Archiefwet 1995, art. 1c die wel of niet geheim zijn. Zowel geheime als openbare documenten moeten in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht en bewaard worden. Volgens de Archiefwet moeten overheidsdocumenten, in principe, na 20 jaar openbaar worden. Permanent te bewaren documenten moeten dan worden overgebracht naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats 5 Aw1995, art.12 (het Stadsarchief).
Daar zijn ze openbaar. 6 Aw1995, art.14 Eventueel opgelegde geheimhouding (volgens de Gemeentewet) komt dan te vervallen. Als een document bij overbrenging nog geheime informatie bevat en de inhoud ervan nog niet openbaar mag worden dan kan de zorgdrager (het college van B&W) bij overbrenging beperkingen aan de openbaarheid stellen. Een “Besluit beperking openbaarheid” moet dan bij de verklaring van overbrenging worden toegevoegd. Dit is daarna de juridische onderlegger voor het beperken van de openbaarheid van de documenten die eerder als geheim zijn benoemd. Na overbrenging is er geen beperking van de openbaarheid meer mogelijk.
Bij het overbrengingsproces moet daarom ook voldoende stil worden gestaan bij mogelijk geheime inhoud van de stukken en de vraag of het stellen van een beperking op grond van de Archiefwet niet op zijn plaats zou zijn.
De openbaarheid van documenten kan alleen voor een bepaalde termijn en op basis van specifieke gronden door de zorgdrager in de openbaarheid beperkt worden: tot maximaal 75 jaar na de datum van een individueel stuk of dossier en op basis van de volgende drie gronden:
De bescherming van de privacy van personen;
Het belang van de Staat;
Onterechte bevoor- of benadeling van personen of instanties 7 Aw1995, art.15, lid 1
De Archiefwet biedt verzoekers de mogelijkheid om inzage te krijgen in overgebrachte documenten waarop een openbaarheidsbeperking rust. Dit kan toegepast worden als het belang van de openbaarheidsbeperking niet opweegt tegen het belang van de verzoeker om het document te raadplegen of te gebruiken. Hiervoor moet de zorgdrager desgevraagd een bewuste belangenafweging maken. 8 Aw 1995, Artikel 15, lid 3
Hoofdstuk 5
Artikel 5.2
Welke gemeentelijke verbeteringen worden verder in gang gezet?
Onderdeel van Handreiking opleggen & opheffen geheimhouding gemeente Enschede