Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd. Uit oogpunt van doelmatigheid heeft het de voorkeur zoveel mogelijk gesprekken te combineren. In het kader van het bestuurlijk overleg en de rapportage zijn de volgende contacten tussen de accountant en het bestuur en management als regel van toepassing zijn.
| Communicatie | Aantal per jaar | Toelichting |
| Auditcommissie | Minimaal 2x per jaar | De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant. De auditcommissie is het aanspreekpunt voor de accountant voor de opdrachtformulering. In de auditcommissie wordt in ieder geval besproken: de bevindingen van interim-controle (op basis van de concept managementletter) en de eindejaarscontrole (op basis van het concept accountantsver- slag). |
| College van burgemeester en wethouders en gemeenteraad | Pm | Op verzoek zal de accountant verschijnen in de vergaderingen van college en gemeenteraad. |
| Griffier | Met de griffier vindt overleg plaats over de opdrachtverstrekking (ook als lid van de auditcommissie). Informeel voortgangsoverleg naar behoefte. | |
| Portefeuillehouder Financiën | Minimaal 2x per jaar | Bespreking bevindingen interim-controle en bevindingen jaarrekeningcontrole. |
| Financieel management | Minimaal 3x per jaar | Het financieel management is voor de accountant het eerste aanspreekpunt. Er zijn drie natuurlijke momenten: Afstemmen werkafspraken Bespreking bevindingen interim-controle / managementletter Bespreking bevindingen jaarrekeningcontrole / accountantsver- slag. Daarnaast kan naar behoefte worden gekozen voor tussentijdse voortgangsgesprekken. |
| Afdelingen | Pm | Binnen de afdelingen zal, in het kader van de controle, nader overleg van toepassing kunnen zijn met de afdelingshoofden en verantwoordelijken voor de relevante primaire processen. |