DIV scant en registreert de documenten die binnenkomen op het algemeen postbusnummer, de receptiebalie, steunpunten en de gemeentelijke brievenbussen in het zaaksysteem.
De medewerkers van DIV die belast zijn met de postverwerking zijn bevoegd om in verband met noodzakelijke digitalisering vertrouwelijke poststukken te openen en vertrouwelijke documenten te registreren.
Koninklijke onderscheidingen en persoonlijk aan de raad of aan individuele raadsleden gerichte post stuurt DIV ongeopend door.
Als documenten door DIV gedigitaliseerd zijn en opgenomen in het zaaksysteem Decos JOIN, dan blijven de fysieke documenten op DIV ten behoeve van de vervanging. Dit geldt tevens voor de stukken die door DIV via scanmappen worden aangeboden voor decentrale registratie. Na het vervallen van de bewaartermijn van drie maanden worden de fysieke documenten door DIV vernietigd conform het Besluit vervanging archiefbescheiden gemeente De Fryske Marren 2022.
Geregistreerde digitale poststukken worden door het zaaksysteem zoveel mogelijk via zaaktypen gerouteerd naar de medewerkers. Deze krijgen de digitale poststukken vervolgens in hun werkvoorraad.
Fysieke documenten die een klantvraag bevatten worden gescand en door DIV doorgezet naar het KCC. De gedigitaliseerde fysieke documenten blijven op DIV.
Wanneer klantvragen een zaak worden of zijn, wordt de klantvraag als /bij een zaak in Decos JOIN geregistreerd.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies