Voor iedere medewerker geldt de plicht en verantwoordelijkheid om de nog niet geregistreerde formele fysieke inkomende en uitgaande poststukken en documenten na scannen zelf in Decos JOIN te registreren. De fysieke documenten gaan vervolgens naar DIV met vermelding van een ‘a’ (van archief) op de rechter bovenhoek van het document. Een fysiek poststuk of document wordt alleen aan DIV doorgestuurd voor registratie indien er sprake is van technisch probleem of wanneer deze voor een ander team bedoeld is.
Poststukken en documenten die persoonlijk ter hand worden gesteld aan medewerkers of die door medewerkers op privéadressen worden ontvangen dienen zo spoedig mogelijk te worden gescand en aan de betreffende zaak te worden toegevoegd. De fysieke documenten worden aan DIV aangeboden.
Iedere behandelaar draagt zorg voor verwerking en behandeling van de onder hem berustende poststukken en documenten volgens de bepalingen van dit protocol.
Iedere medewerker dient bij aanwezigheid dagelijks zijn werkvoorraad in Decos JOIN te controleren op nieuwe ingekomen documenten/zaken.
De behandelaar van het poststuk/document is verantwoordelijk voor behandeling binnen de afgesproken servicenorm.
Indien een behandeltermijn niet kan worden nagekomen, dient de afzender door de behandelaar op de hoogte te worden gesteld van de nieuwe termijn.
Formele uitgaande brieven dienen te zijn voorzien van een zaaknummer uit Decos JOIN.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies