In dit protocol wordt verstaan onder:
Afschrift e-mailbericht: een kopie van het originele e-mailbericht gericht aan een kopiehouder, waarvan de inhoud identiek is aan die van het originele e-mailbericht.
Archiefexemplaar: een digitale kopie van het originele e-malbericht dat qua vorm, inhoud en structuur identiek is aan de e-mail die door een medewerk(st)er of bestuursorgaan op een centraal of decentraal e-mailaccount is ontvangen of verzonden.
Archiefwet: de Archiefwet.
AVG: de Algemene verordening gegevensbescherming.
Behandelaar: de medewerker van de gemeente De Fryske Marren die documenten en zaken behandelt in de uitoefening van zijn functie.
Behandelen: het inhoudelijk behandelen of afhandelen van documenten en zaken door medewerkers van teams volgens vastgestelde behandeltermijnen en behandelprocedures.
Centraal e-mailaccount: een niet gepersonaliseerde e-mailaccount voor toezending van documenten aan de gemeente.
Decos JOIN: zaaksysteem waarin documenten en zaken worden geregistreerd, behandeld en gearchiveerd.
DIV: het onderdeel Documentaire Informatievoorziening binnen het team Informatie dat is belast met het beheer van de (digitale) documenten van de organisatie.
Document: een door een overheidsorganisatie ontvangen of opgemaakt analoog of digitaal archiefstuk, dat een relatie heeft met een of meerdere werkprocessen. Een e-mailbericht is te beschouwen als een document.
E-mailbericht: het e-mailbericht zoals dat is verzonden inclusief eventuele bijlagen (bestanden).
Fax: een bericht met tekst of beelden die via e-mail wordt ontvangen of verzonden. Een faxbericht heeft minimaal dezelfde juridische status als een e-mailbericht.
Formele e-malberichten: berichten die uit hoofde van een functie ter uitvoering van een zaak worden verzonden c.q. ontvangen door een bestuursorgaan, organisatieonderdeel of medewerk(st)er en die van belang zijn om de gang van zaken of de totstandkoming van een besluit te kunnen reconstrueren (bestuurlijke aangelegenheden).
Informele e-mailberichten: e-mailberichten ontvangen of verzonden door of namens een medewerker van De Fryske Marren die geen toegevoegde waarde hebben voor behandeling en afhandeling van een zaak.
Interne mail: formele of informele e-mailberichten waarbij zowel de ontvanger(s) als de afzender werkzaam zijn bij gemeente De Fryske Marren.
KCC: het Klant Contactcentrum handelt centraal ontvangen e-mailberichten voor de gemeentelijke organisatie af in geval van klantvragen. Het KCC is belast met registratie en verspreiding van enkelvoudige en/of eenvoudige klantvragen.
Vertrouwelijke e-mailberichten: e-mailberichten waarmee persoonsgegevens en/of politiek gevoelige gegevens worden verstuurd. Vertrouwelijke e-mailberichten worden beveiligd verstuurd.
Registreren: het opslaan van (digitale) documenten en zaken en het vastleggen van de kenmerken (metadata) ervan.
Zaakdossier: het geheel van documenten en informatie dat betrekking heeft op een zaak.
Hoofdstuk
Artikel 1.
Begripsbepaling
Onderdeel van E-mailprotocol archivering gemeente De Fryske Marren