Iedere medewerker wordt geacht kennis te hebben genomen van de inhoud van het e-mailprotocol en handelt e-mailberichten af conform het gestelde in het e-mailprotocol.
Binnenkomende e-mailberichten die onbetrouwbaar lijken worden niet geopend. De Helpdesk wordt hierover geïnformeerd.
De afzender krijgt in geval van het niet in behandeling kunnen nemen bericht. Indien het niet in behandeling nemen plaatsvindt op grond van een voor de organisatie onwerkbaar bestandsformaat, bevat het bericht een suggestie voor een bestandsformaat dat wel werkbaar is.
Formele uitgaande e-mailberichten worden alleen vanuit een gemeentelijke e-mailaccount verzonden.
Bij het beantwoorden van formele e-mailberichten moet er rekening mee worden gehouden dat deze openbaar gemaakt kunnen worden.
Voor het verlaten van de organisatie (ontslag/pensioen) beoordeelt de medewerker alle nog aanwezige berichten op de eigen e-mailaccount en gaat over tot opslag hiervan in Decos JOIN of verwijdering.
Het is niet toegestaan dreigende, discriminerende, seksueel getinte dan wel racistische berichten te versturen.
Hoofdstuk
Artikel 2
Uitgangspunten
Onderdeel van E-mailprotocol archivering gemeente De Fryske Marren