Criteria die de aard en het risico van een evenement bepalen en waaruit blijkt of een evenement belastend is voor de omgeving waar het plaats zal vinden, zijn:
De geluidsproductie. Het geluidsniveau van een evenement is met betrekking tot omwonenden belangrijk als het gaat om de mate van overlast te bepalen.
De bezoekers. Het aantal van de te verwachte bezoekers en met name het profiel van de bezoekers. Het profiel van de bezoekers (de doelgroep van het evenement) speelt een belangrijke rol.
De duur. De duur (in combinatie met de begin- en eindtijd) van een evenement is mede bepalend om de belasting in te schatten. Over het algemeen wordt een activiteit overdag als minder storend ervaren dan een activiteit in de avond. Als het noodzakelijk is om het opbouwen en/of afbreken direct aansluitend aan het evenement plaats te laten vinden dan moet deze tijd meegeteld worden; vooral als het gaat om zogenaamde soundcheck van geluid.
De omvang van de ruimte/locatie. De omvang van de benodigde ruimte/locatie speelt mee in de mate van het ervaren van overlast. De achterliggende gedachte is dat aan- en omwonenden hinder ondervinden van het afzetten van hun straat; zo kunnen zij misschien tijdelijk niet meer met de auto bij de woning komen. En als bijvoorbeeld een parkeerterrein gebruikt wordt ten behoeve van bezoekers van een evenement dat feitelijk bedoeld is voor het parkeren van omwonenden dan zal de organisator een alternatieve parkeerplaats moeten regelen.
Overige risicoaspecten. Ervaringen uit een vorige editie van een evenement kunnen als bijkomende risicoaspecten worden meegewogen bij een nieuwe aanvraag. Denk aan problemen t.a.v. volksgezondheid, openbare orde en veiligheid of het niet naleving van vergunningvoorschriften van de vorige editie. De gemeente heeft de mogelijkheid om als daar aanleiding voor is een BIBOB-toets voor een evenement uit te voeren.
Bij het vaststellen van de mogelijke risico’s kan de gemeente gebruik maken van de risicoscan, die is opgesteld binnen de Veiligheidsregio Brabant Noord. Dit leidt tot een (in Nederland breed gehanteerde) indeling in:
Categorie C. Hoog risico-evenement en/of evenement waarbij sprake is van zeer grote impact op de stad/kern en/of regionale gevolgen voor het verkeer.
Categorie B. Gemiddeld risico-evenement en/of evenement waarbij sprake is van (middel)grote impact op de directe omgeving en/of gevolgen voor het verkeer.
Er zijn evenementen die tussen een B- en een C-evenement liggen. Deze worden aangeduid met een B/C-evenement.
Categorie A. Laag risico-evenement en/of evenement waarbij sprake is van een beperkte impact op de omgeving en de gevolgen voor het verkeer beperkt zijn.
Wanneer er aanvullende informatie beschikbaar is die niet in de risicoscan meegenomen kan worden, heeft de gemeente altijd de mogelijkheid om een evenement in een afwijkende categorie in te delen.
Afhankelijk van de aard en omvang maakt het werkatelier Vergunning Toezicht Handhaving (VTH) een afweging welke werkateliers voor een beoordeling over een aanvraag geraadpleegd moeten worden: denk aan medewerkers van verkeer, Openbare Orde en Veiligheid (OOV), beheer openbaar gebied (BOG), waaronder gemeentewerf, maar ook aan medewerkers op de beleidsterreinen cultuur, sport, natuur en landschap.
Afhankelijk van het evenement worden ook externe partijen betrokken dan wel de mogelijkheid geboden advies over de aanvraag te geven:
Aanvragen voor B- en C-evenementen worden voorgelegd aan de politie. Aanvragen voor een A-evenement in principe niet, tenzij er sprake is van bijzondere omstandigheden (bijv. bij gelijktijdigheid met andere evenementen/gebeurtenissen of impact op verkeer, specifieke doelgroep).
Aanvragen voor B- en C-evenementen worden voorgelegd aan de brandweer met name bij de aanwezigheid van tijdelijke bouwwerken. Aanvragen voor een A-evenement worden door de gemeente zelf beoordeeld.
De Geneeskundige HulpverleningsOrganisatie in de Regio (GHOR) adviseert gemeenten over medische voorzieningen en hygiënische maatregelen bij evenementen. Wanneer sprake is van een evenement met een verhoogd risico, kan voor een gezondheidskundig advies contact worden opgenomen met de GHOR. Denk aan een groot aantal aanwezige bezoekers en/of deelnemers; een zeer beperkte bereikbaarheid van het evenement of de omgeving; een specifieke of kwetsbare doelgroep, zware fysieke inspanning voor deelnemers, bovenmatig gebruik van alcohol en/of drugs, aanwezigheid van levende have. GHOR heeft informatie beschikbaar over normen en voorschriften. Indien relevant worden deze met de vergunning meegestuurd.
Hoofdstuk 4.
Artikel 4.9
Beoordeling en risico-analyse: A-, B- en C-evenementen
Onderdeel van Evenementenbeleid Meierijstad Uitvoeringsnota 2023-2026