Indien een casus besproken wordt in een overleg waarbij verschillende medewerkers intern en/of extern betrokken zijn dan moet bij uitwisseling van persoonsgegevens aan de AVG en de Wmo 2015, Jeugdwet, Wgs, Participatiewet en eventuele aanpalende wetgevingen worden voldaan. Artikel 5.1.1, vierde en vijfde lid, Wmo 2015 geeft een wettelijke grondslag, het regelt dat persoonsgegevens van de inwoner die zijn verkregen ten behoeve van de uitvoering van de Jeugdwet, de Participatiewet en de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening kunnen worden gebruikt in het kader van een goede afstemming van te verlenen ondersteuning in de zin van de Wmo 2015 indien betrokkene daarvoor zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend.
Daarnaast is het overigens het meest wenselijk dat de betrokkene zelf bij het casusoverleg aanwezig is. Degene die als professional gegevens wil delen met een ander moet daarvoor een grondslag hebben en de noodzaak tot het delen van bepaalde gegevens met bepaalde anderen hebben vastgesteld. Het is vervolgens aan de professional om een afweging te maken of een bepaalde casus moet worden besproken met één of meer collega’s en of de bespreking met anonimiteit van de betrokkenen (dus geen verwerking van persoonsgegevens) kan plaatsvinden. Terughoudendheid is hier geboden gelet op de privacywetgeving. Ook kan een bespreking in een casusoverleg anoniem plaatsvinden, waarbij geen persoonsgegevens worden gewisseld. In situaties waarin wel persoonsgegevens worden vermeld en dus een uitwisseling van deze gegevens plaatsvindt geldt tevens dat iedere uitwisseling moet worden getoetst aan de eisen van proportionaliteit (niet meer privacy inbreuk dan nodig) en subsidiariteit (ander middel dat minder inbreuk op privacy maakt om het gestelde doel te realiseren, heeft de voorkeur).
De volgende uitgangspunten worden gehanteerd met betrekking tot casusoverleggen binnen één domein, over de domeinen heen en casusoverleggen waar externen bij betrokken zijn (zorgaanbieders, politie, woningbouwverenigingen etc.):
Uitgangspunt is dat de betrokkene aanwezig is, zo niet dan;
Is er toestemming gevraagd aan de betrokkene om de casus te bespreken? Is die toestemming er niet, dan mag de situatie alleen worden besproken als er sprake is van overmacht. Dat wil zeggen dat door de situatie te bespreken zonder toestemming, ernstig nadeel voor betrokkene kan worden voorkomen;
Is er geen toestemming dan wordt in principe de casus anoniem besproken. Pas als dat niet kan om het gewenste doel te bereiken, worden persoonsgegevens verstrekt over de casus;
Alleen die gegevens worden ingebracht, die noodzakelijk zijn om het doel van het overleg te bereiken;
De deelnemers aan het overleg zijn direct betrokken bij de casus;
Het verslag van het overleg bevat afspraken en maakt onderdeel uit van het dossier, waardoor inzagerecht geldt voor de betrokkene;
De betrokkene wordt zo spoedig mogelijk geïnformeerd over de afspraken en de uitkomsten van het casusoverleg;
Verslaglegging naar aanleiding van een casusoverleg gebeurt alleen in het dossier van het cliëntsysteem.
Deelnemers aan een casusoverleg moeten zich realiseren dat als hun informatie eenmaal wordt gedeeld tijdens het casusoverleg en/of in het dossier komt, hierop alle privacyrechten van toepassing zijn. Betrokkene kan op elk moment zijn/haar rechten uitoefenen zoals het recht op inzage in het dossier. Als er geen toestemming kan worden gevraagd, of deze niet wordt gegeven, kan een hulp-/dienstverlener, toch cliëntgegevens aan een derde verstrekken als er sprake is van een ernstig gevaar voor de veiligheid en/of gezondheid van de betrokkene. In het kader van het transparantiebeginsel wordt dit wel gemeld aan de betrokkene. Een hulp-/dienstverlener kan op grond van noodzakelijkheid besluiten om gegevens aan een derde te verstrekken. Dergelijke handelingen worden opgenomen in het dossier, voorzien van de redenen die hebben geleid tot het besluit.
Binnen een casusoverleg is er sprake van casusregie en anderzijds procescoördinatie. Casusregie heeft betrekking op het aanspreekpunt voor de betrokkene. De casusregisseur is verantwoordelijk voor het beheer van het dossier binnen het betreffende domein en de afhandeling van inzageverzoeken in dossiers. Bij twijfel over wat er verstrekt mag worden, kan de casusregisseur de privacy officer om advies vragen. Privacyverzoeken in het kader van de AVG handelt de privacy officer af. Zie ook onder 4.10. Andere hulp-/dienstverleners binnen ditzelfde domein mogen dit dossier alleen inzien als zij zelf ook bij de casus betrokken zijn.
Procescoördinatie ziet toe op de zorgvuldigheid van het ondersteuningstraject als er hulp-/ dienstverleners vanuit meerdere onderdelen van het sociaal domein bij een casus betrokken zijn en de casus complex is of als er veel externe partners bij betrokken zijn. Hierbij wordt steeds het principe ‘1 gezin, 1 plan, 1 regisseur’ gehanteerd. De gegevens die de procescoördinator nodig heeft vanuit de verschillende onderdelen van het sociaal domein moeten actueel en betrouwbaar zijn. Een zorgvuldige verslaglegging in de dossiers door de casusregisseurs van de betreffende domeinen is daarom essentieel. Belangrijk is ook dat er snel geschakeld wordt tussen procescoördinator en betrokken hulp-/dienstverleners. De procescoördinator maakt bij onvoldoende voorhandige informatie zelf een inschatting op basis van de beschikbare informatie. In de meeste gevallen wordt er gehandeld op basis van gegevens die door de hulp-/dienstverleners zijn verwerkt zonder dat de procescoördinator zelf contact hierover heeft gehad met betrokkene. Dat vereist extra zorgvuldigheid. Casusregisseurs en andere hulp-/dienstverleners blijven ook bij procescoördinatie zelf verantwoordelijk voor hun dossier met betrekking tot de betreffende inwoner en moeten de inwoner zelf informeren als er uitwisseling van gegevens met de procescoördinator plaatsvindt.
Hoofdstuk › Paragraaf 4.7
Artikel 4.7.2
Casusoverleg
Onderdeel van Privacybeleid Sociaal Domein gemeente Súdwest-Fryslân