In artikel 44 van het BBV is uitgewerkt wanneer de voorzieningen gevormd kunnen of moeten worden. Er is feitelijke sprake van drie hoofdcategorieën:
Voorzieningen voor mogelijk toekomstige verplichtingen / verliezen / risico’s;
Voorzieningen voor egalisatie van toekomstige onderhoudslasten;
Voorzieningen beklemde middelen van derden.
Hierna worden deze hoofdcategorieën nader toegelicht.
Categorie 1: Voorzieningen voor mogelijke toekomstige verplichtingen / verliezen / risico’s
Voorzieningen moeten worden gevormd voor:
verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs te schatten (art. 44, lid 1, sub a);
op de balansdatum bestaande risico's ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten (art. 44, lid 1, sub b).
De formulering voor het vormen van een voorziening bevat feitelijk twee criteria. Ten eerste hoe groot de kans is dat de verplichting, het verlies of het risico zich voordoet. En ten tweede hoe betrouwbaar de omvang van de impact daarvan is in te schatten. Afhankelijk van de beantwoording van bovenstaande vragen is sprake van een verplichte voorziening, een schuld of een toelichting in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing. Schematisch ziet dit er als volgt uit:
Impact omvang betrouwbaar in te schatten?
Kans dat een verplichting / verlies / risico zich voordoet?
Zeker
Waarschijnlijk
Klein
Zeker
Schuld
Voorziening
Risicoparagraaf
Redelijk
Voorziening
Voorziening
Risicoparagraaf
Niet
Risicoparagraaf
Risicoparagraaf
Risicoparagraaf
Een voorbeeld van dit type voorziening is de voorziening pensioenverplichting wethouders. De voorzieningen in deze categorie hebben een verplicht karakter. Ze moeten worden gevormd in het jaar waarin de toekomstige verplichting, het verlies of het risico bekend wordt. Dat betekent dat in datzelfde jaar de last in de exploitatie moet worden genomen.
Categorie 2: Voorzieningen voor egalisatie van toekomstige onderhoudslasten
Artikel 44, lid 1, sub c geeft de mogelijkheid om een voorziening te vormen voor toekomstige lasten, waarvan de oorsprong (mede) in dit begrotingsjaar ligt én waarbij de voorziening bedoeld is om lasten gelijkmatig te verdelen over meerdere jaren. Dit breed geformuleerde artikel wordt in de praktijk vooral toegepast als voorziening voor toekomstige lasten voor (groot) onderhoud. Door jaarlijks een vast bedrag toe te voegen aan de voorziening wordt een ‘pot’ opgebouwd voor toekomstige onderhoudslasten. De jaarlijkse stortingen in de voorziening komen ten laste van het betreffende programma van de begroting en hebben invloed op de exploitatie en daarmee op het resultaat. De werkelijke onderhoudskosten komen rechtstreeks ten laste van de voorziening en blijven zo buiten de exploitatie. Hierdoor kunnen de lasten voor de exploitatie gelijkmatige verdeeld worden. Hier is dus sprake van de egalisatiefunctie van een voorziening (zie 4.2). Een goed voorbeeld hiervan is de voorziening voor toekomstig groot onderhoud van gemeentelijke gebouwen.
Categorie 3: Voorzieningen beklemde middelen van derden
Middelen die van derden verkregen zijn en die specifiek besteed moeten worden, moeten worden opgenomen in een voorziening (artikel 44, lid 2)10Dit geldt niet voor ontvangen voorschotten van medeoverheden die bestemd zijn voor een specifiek doel in toekomstige jaren. Deze gelden worden opgenomen als schuld onder de overlopende passiva.. Dit artikel zorgt ervoor dat ontvangen baten uit tarieven, zoals riolering, afval of begraven, beschikbaar blijven voor het specifieke bestedingsdoel.
Het is ook mogelijk om te ‘sparen’ voor toekomstige vervangingsinvesteringen, mits hiervoor een tarief wordt geheven (art. 44, lid 1, sub d). Dit geldt bijvoorbeeld voor de toekomstige vervangingsinvesteringen met betrekking tot riolering.
Hoofdstuk 6
Artikel 6.1
Onderverdeling voorzieningen
Onderdeel van Nota reserves en voorzieningen gemeente Ermelo 2023