Instellen reserves
Het instellen van reserves is in het kader van het budgetrecht een bevoegdheid van de raad. Een bestemmingsreserve wordt ingesteld voor een specifiek doel. Om te voorkomen dat er onnodig middelen worden vastgelegd, moet een bewuste afweging en onderbouwing ten grondslag liggen aan de instelling van een reserve.
Het instellen van reserves moet via een raadsbesluit plaatsvinden. In de onderbouwing bij het raadsbesluit wordt het volgende opgenomen:
het specifieke doel (bestedingsplan) waarvoor de reserve wordt gevormd;
indien van toepassing; de gewenste minimale omvang (bodem) en/of gewenste maximale omvang (plafond);
de omvang en planning van het doen van stortingen en onttrekkingen, inclusief onderbouwing daarvan (bijvoorbeeld op basis van een meerjarige prognose);
of sprake is van een ‘beklemde’ bestemmingsreserve of een vrij besteedbare (bestemmings)reserve;
de looptijd van de reserve met eventuele einddatum.
Deze informatie wordt vastgelegd in de zogenoemde onderbouwingsformulieren6De actuele onderbouwingsformulieren per reserves/voorziening zijn opgenomen in hoofdstuk 9.2..
Mutaties reserves
Toevoegingen en onttrekkingen aan de reserve mogen gedurende het jaar plaatsvinden in lijn met het doel van de reserve. Deze mutaties moeten gedekt zijn door en passend zijn binnen een raadsbesluit. Deze besluitvorming kan plaatsvinden binnen de reguliere planning- en control cyclus; vooraf bij vaststelling van de begroting, tussentijds bij vaststelling van de bestuursrapportages of achteraf bij de resultaatbestemming van de jaarrekening.
Het is niet toegestaan om baten of lasten van een bepaalde activiteit rechtstreeks op een reserve te boeken. Deze baten of lasten worden in de exploitatie geboekt op het betreffende programma. Vervolgens vindt via de resultaatbestemming de toevoeging en onttrekking aan de reserve plaats.
Mutaties reserves op basis een reparatiebesluit
Stortingen in of onttrekkingen aan reserves moeten passen binnen de begroting. Een bijzondere situatie betreft het zogenaamde ‘reparatiebesluit’. Op basis van een door de raad vooraf vastgesteld reparatiebesluit kan het college specifiek benoemde bedragen in het lopende begrotingsjaar ten gunste of ten laste een reserve brengen.
Op basis van eerdere besluitvorming zijn in Ermelo de volgende reparatiebesluiten van kracht:
Algemene reserve (vrij besteedbaar); voor zover het calamiteiten, schadevergoedingen e.d. betreft;7 Besluitvorming Najaarsnota 2009 gemeente Ermelo
Bestemmingsreserve Grondexploitatie; verwerking budgettaire gevolgen van winstnemingen en de jaarlijkse herziening van de exploitatieopzetten;8 Besluitvorming Kadernota 2012 gemeente Ermelo
Opheffen reserves
Het opheffen van een reserve kan alleen door een raadsbesluit. Opheffing kan plaatsvinden als:
het geformuleerde bestedingsdoel is gerealiseerd;
het geformuleerde bestedingsdoel vervalt;
de vastgestelde einddatum van de reserve is verstreken;
een reserve niet meer passend is binnen geldende regelgeving;
Een eventueel vrijvallend saldo van een (bestemmings-) reserve wordt in beginsel toegevoegd aan de Algemene Reserve (vrij besteedbaar), tenzij anders door de raad besloten.
Wijzigen bestemming reserves
Een bestemmingsreserve is gevormd voor een specifiek doel. Als het oorspronkelijke doel van een reserve niet meer wenselijk of niet meer van toepassing is, maar er wel een nieuw gerelateerd doel aanwezig is, dan kan de bestemming van de reserve worden gewijzigd. Het wijzigen van de bestemming van een reserve vindt plaats door middel van een raadsbesluit.
Als er niet of nauwelijks sprake is van een relatie tussen het oorspronkelijke en het nieuwe doel, dan heeft het wijzigen van de bestemming niet de voorkeur. In die situatie wordt de bestaande reserve opgeheven en een nieuwe reserve ingesteld.
Rente en inflatie
In lijn met de aanbeveling uit 2016 van de Commissie BBV9Zie Notitie Rente 2017 van de Commissie BBV, gepubliceerd in juli 2016. wordt geen rentevergoeding over het eigen vermogen berekend. Vóór 2017 was het gebruikelijk om rente als ‘inflatievergoeding’ aan reserves toe te rekenen. De Commissie BBV is van mening dat deze fictieve rentelast leidt tot het onnodig opblazen van de programmalasten. Daarmee gaat het ten koste van de eenvoud en transparantie. Deze systematiek is overigens nog wel toegestaan, maar wordt afgeraden door de Commissie BBV. Daarom past gemeente Ermelo geen rentetoerekening aan reserves toe.
Jaarlijkse actualisatie
Bij het opstellen van de jaarrekening vindt de jaarlijkse actualisatie plaats van de beschikbare reserves. Daarbij worden de noodzaak en de omvang beoordeeld in relatie tot het door de raad vastgestelde bestedingsdoel. Eventuele toekomstige effecten op de reserves kunnen vervolgens worden verwerkt in de kadernota en – daarop volgend – de begroting.
Daarnaast vindt elke vier jaar een herbeoordeling plaats via de Nota reserves en voorzieningen.
Hoofdstuk 5
Artikel 5.3
Beleidsregels reserves
Onderdeel van Nota reserves en voorzieningen gemeente Ermelo 2023